ASSISTANTE DU SERVICE SPORTS

Rattaché(e) au responsable du service des Sports, l’assistant(e) :
apporte d’une part une aide permanente à ce dernier en termes d’organisation du travail, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement, de suivi des dossiers et assure l'information auprès des administrés, des associations sportives, des établissements scolaires et des fournisseurs.
Cadre d'emploi des adjoints administratifs
Temps de travail 37h

Assurer le secrétariat du service
• Effectuer l'accueil téléphonique et physique du service
• Gérer l'agenda du service
• Réaliser et suivre le courrier du service (consultation, traitement, enregistrement)
• Traiter les mails
• Organiser les différentes réunions (réservation de salle, invitations..)
• Classement et archivage des documents du service des sports
• Commande de fournitures du service
• Établir, suivre et actualiser les conventions de mise à disposition des équipements sportifs au profit des associations, conventions de mise à disposition temporaire, conventions d’objectifs, conventions tripartites Collèges et Lycées...
• Gérer le planning des installations sportives (planitech):
▪ programmation des créneaux de réservation des associations et des scolaires sur la saison
▪ mise à jour des divers modifications et/ou demandes durant l’année de la part des utilisateurs
▪ plannings de matchs et compétitions
▪ demandes durant les vacances scolaires: stages, entraînements…
▪ transfert de créneaux sur planitech en fin d’année
• Mener les réunions planning N+1 de fin d’année scolaire avec les établissements scolaires et les associations sportives
Participer à la préparation et au suivi du budget :
• A l'aide des éléments, préparer le budget du service des sports pour les 2 sections : investissement et fonctionnement
• Saisir le budget
• Effectuer le suivi des commandes (établir les bons de commande, les engagements et lien avec les fournisseurs...)
• Exécuter le budget (fiche de suivi, saisie de mandat, liquidation...)
• Gérer les recettes pour l’utilisation des équipements sportifs par les Lycées, Collèges ou autres associations extérieures (états des heures d’utilisation, création de factures, titre de recettes…)
• Gérer les subventions (saisie de mandats, acomptes et conventions financières...)
Assurer un rôle d'information et de relais de suivi de demandes auprès des partenaires extérieurs :
• Suivre les dossiers de demande de manifestations par les associations sportives : pilote de suivi de dossier de demande de manifestation, transmission aux différents services concernés, création de convention de mise à disposition de matériel...
• Renseigner les associations sportives, les responsables d'installations sportives, fournisseurs, les scolaires, les différents services...
• Être le lien entre les Collèges/La Métropole de Lyon et les lycées/La Région
• Organisation de manifestations :
▪ Foulées de Beauregard et Fête de la jeunesse et des sports ( Devis, commandes, inscriptions bénévoles et associations, logistique et installation…)
▪ Remise de chèques des Foulées de Beauregard
▪ Trophées de sports...
MISSIONS OCCASIONNELLES :
• Participation à diverses réunions (de service, de finances, plannings, Foulées de Beauregard, planification des manifestations des associations...)
• Mise à jour des contacts et étiquettes pour le vœux
• Participation aux animations sur un« Dimanche sur le plateau »

Merci de transmettre votre CV et votre lettre de motivation directement par mail à :
[email protected]