Gestionnaire Etat civil- Accueil-Référent Elections

La ville de Trignac recrute un ou une gestionnaire " Etat civil-accueil-Référent élections ". Rattaché (e) au pôle ressources, et sous l'autorité de la responsable du service citoyenneté et au sein d'une équipe de trois personnes (1 B ;2C, le ou la gestionnaire " Etat civil-accueil-Référent élections " assure les missions suivantes :

Etat civil :
Instruire et rédiger les actes d'état civil (déclarations de naissance, reconnaissances, décès), établir et délivrer des certificats de vie, de changement de résidence.
Préparer les dossiers et les cérémonies de mariages, de baptêmes républicains, renouvellement de vœux ....
Traiter et enregistrer les PACS, déclarations, modifications et dissolutions de PACS
Instruire les demandes d'attestations d'accueil, de recensements militaires et les demandes de changement de prénom
Délivrer les actes demandés au guichet, par Internet, par courrier
Tenir à jour les registres : enregistrer et apposer les mentions et les jugements sur les actes informatisés et sur les registres
Ouvrir et fermer les registres. Etablir les tables annuelles et décennales. Faire relier les registres et les tables décennales (tous les 3 ans), transmettre les registres au procureur de la République
Procéder au tirage au sort des Jurés d'assises.
Référent élections
(En binôme avec la responsable du service citoyenneté)
Suivre au quotidien les enregistrements sur les listes électorales (modifications, inscriptions, radiations, courriers...).
Appliquer les directives de la préfecture
Participer à la préparation des commissions (révision des listes électorales, de contrôle)
Préparer les différentes élections : Gestion administrative des élections (courriers, tableaux, différents dossiers pour le jour du scrutin),
Organiser les bureaux de vote pour les jours d'élection (constitution du bureau, documents dépouillement), post-élections (résultats, affichages...) ;
Participer à l'organisation et veiller au bon déroulement des scrutins électoraux
Assurer la relation avec la Préfecture, le Tribunal d'instance, les autres communes.
Accueil physique et téléphonique, autres démarches administratives (en binôme)
Accueillir physiquement les différents publics
Renseigner et orienter si besoin vers l'interlocuteur compétent.
Réceptionner, traiter et diffuser les informations
Transférer les différents appels vers les services concernés
Prendre les messages et les transmettre aux intéressés
Suivre les dossiers débit de boissons
Assurer les affichages réglementaires
Effectuer des statistiques des appels téléphoniques, se constituer des mémos-fiches techniques, en vue d'améliorer le dispositif d'accueil et d'orientation téléphonique de la mairie
Gérer la location des salles municipales en appliquant le règlement municipal
En tant que régisseur : régie de recettes pour les locations des salles municipales
Recensement de la population
(En binôme avec la responsable de service)
Assurer la préparation, le suivi de la collecte et être un soutien pour les agents recenseurs.
Activités secondaires
Le ou la gestionnaire est amené(e) à assister la responsable de service dans l'organisation en lien avec le protocole et des évènements citoyens (Journée internationale des droits des femmes, commémorations ...)
Pour des raisons de continuité de service ou de fortes activités sur un des secteurs de la Ville, l'agent pourra être appelé ponctuellement par sa hiérarchie sur des missions, autres que celles définies dans la présente fiche de poste.

La ville de Trignac, avec ses 8 000 habitants, séduit par son authenticité, par son passé de cité industrielle et son avenir de ville Coeur de Bourg avec son patrimoine naturel remarquable. A proximité de Saint-Nazaire, située entre estuaire et Brière, Trignac, commune en plein essor, fait partie d'une des agglomérations les plus dynamiques du département, Saint-Nazaire Agglo.
C'est une ville agréable qui se confirme par son classement en 2024, par sa 3ème position dans le palmarès des villes où il fait bon vivre.
La commune de Trignac attire chaque année une centaine de nouveaux habitants.