Assistant pole administratif et vie associative

Pour le pôle administratif :
-> Secrétariat
- Réalisation de travaux de bureautique
- Rédaction de courriers divers
- Conventions, décisions, délibérations
- Tri, classement et archivage de documents
- Réception, traitement et diffusion d'informations
->Arrêtés municipaux
- Rédaction
- Demande de numéro
- Validation
- Diffusion
-> Suivi de l'exécution du marché d'entretien, envoi des plannings, contrôle, modification.
-> Organisation de la fête des associations.
-> Bilans
-> Gestion des salles gérées par la Direction des Affaires Culturelles
- Gestion informatique des réservations et suivi des dossiers
- Vérification des pièces à fournir
- Planning des concierges
- Relations avec les associations
Pour le pole ADMF et avec le chef du service technique :
-> Gestion du parc immobilier :
- Demandes d'interventions
- Suivi entretien des bâtiments
- Demandes d'approvisionnements et commandes
-> Gestion du matériel géré par la Direction des Affaires Culturelles
- Gestion informatique des réservations et suivi des dossiers
- Vérification des pièces à fournir
- Planning des équipes.
- Relations avec les associations
-> Suivi de l'organisation des manifestations du Cabinet du Maire avec le Responsable technique
-> Elabore les plans de prévention, dossiers sécurité des évènements et manifestations

-> Régisseur adjoint des recettes pour les salles, le matériel, Sous régies Archives
-> Participation aux manifestations de la Direction des Affaires Culturelles
-> Missions d'accueil :
- Gestion des conciergeries
- Mise à jour listing Associations
- Tri du courrier et enregistrement.
- Gestion des états des lieux salles et matériel (Réception / Enregistrement/suivi)
-Gestion des clés, des sorties et retour des clés tenue d'un registre - Remises de clés à faire signer impérativement, y compris aux personnes du service.

Conditions de Travail :
Temps complet 39h du lundi au jeudi : 8h00-12h00/13h30-17h30 et le vendredi 8h00-12h00/13h30-16h30
Disponibilité pour les manifestations de la Direction de la Culture (y compris soirée, week end et jours fériés)