ASSISTANT DU DIRECTEUR GENERAL H/F

Sous l'autorité du Directeur Général, l'Assistant(e) de direction est chargé(e) d'apporter une aide permanente au Directeur Général des Services en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

- Assurer les fonctions de secrétariat du Directeur Général :

- Mise en forme de courriers, notes, présentations, ... (logiciels utilisés : WORD, EXCEL, POWERPOINT),

- Traitement du courrier : arrivée, distribution, suivi interne, avec logiciel de suivi

- Classement des dossiers, archivage,

- Gestion de l'agenda, prises de rendez-vous (gestion partagée du calendrier, des tâches et de la messagerie sur OUTLOOK),

- Filtrage téléphonique et accueil.

- Assurer les fonctions d'assistant(e) du Directeur Général :

- Planification l'ensemble des réunions en concertation avec le directeur général et en assurer la logistique (réservation de salles, accueil, visioconférence...),

- Suivi du courrier important concernant les services de la direction,

- Veille documentaire,

- Rédaction de courriers courants,

- Prise en charge du traitement complet de dossiers ponctuels,

- Suivi des activités et des projets de la direction,

- Elaboration de tableaux de bord, utilisation des outils de gestion de l'activité de la direction,

- Suivi de l'exécution du budget courant dédié au service,

Assurer le suivi du Conseil Municipal et de la Municipalité

- Mise en forme dossier Municipalité et compte rendu

- Préparation et transmission du dossier de l'ordre du jour du Conseil Municipal et réalisation du compte-rendu, dématérialisation des délibérations et transmission au contrôle de légalité, diffusion interne



- Participer occasionnellement à des travaux du secrétariat polyvalent, du secrétariat du Maire et du secrétariat des deux directeurs généraux adjoints afin d'assurer les remplacements éventuels et l'organisation des congés

MAIRIE DE THONON LES BAINS
Place de l'hôtel de ville - CS 20517
74203 Thonon-les-bains cedex