Agent d'accueil et secrétariat

Communauté de commune des Portes du Luxembourg

 Titulaire ou contractuel  CARIGNAN Le 05 mai  90 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

POSITIONNEMENT DU POSTE DANS L'ORGANISATION

Ce poste est rattaché au secrétariat général, au sein du pôle accueil.



ACTIVITES ESSENTIELLES

* Accueil, orientation et renseignement physique et téléphonique des usagers,

* Gestion du courrier via le logiciel de gestion de courrier 6TZen,

* Missions de secrétariat et gestion des invitations



RELATIONS

Relation hiérarchique avec la secrétaire générale et le directeur général des services.

Relations fonctionnelles internes, collaboration avec les chargés de mission de la Communauté de Communes et deux agents de catégorie C rattachés au secrétariat général.

Relations fonctionnelles externes avec les élus et agents des communes, avec les prestataires de services et les entreprises, avec les administrations.

Missions

TACHES A ACCOMPLIR



- Accueillir les personnes et identifier leur demande et réceptionner les appels téléphoniques,

- Orienter les usagers et les élus vers le bon interlocuteur au sein de la Communauté de communes,

- Contrôler l'accès et la circulation des personnes au sein de la structure, des sites, des locaux,

- Actualiser l'affichage, les informations, les plaquettes publicitaires mises à la disposition des visiteurs,

- Consulter, saisir ou mettre à jour des données sur informatique, et notamment via le logiciel de gestion de courrier 6TZen,

- Enregistrer et affranchir le courrier,

- Réaliser des opérations de reprographie, classement, frappe et mise en forme de documents,

- Conseiller et assister un interlocuteur dans des démarches administratives et dans l'organisation de la vie quotidienne,

- Gestion des agendas et des invitations des élus, confirmation des présences et réponse aux différentes structures,

- Gestion des réservations de salle et des véhicules, préparation des salles en vue des réunions et notamment des visio-conférences et participation ponctuelle aux assemblées délibérantes,

- Revue de presse quotidienne,

- Secrétariat du service des ordures ménagères (SICOM) et technique,

- Encadrement de stagiaires.

Informations complémentaires

COMMUNAUTE DE COMMUNES DES PORTES DU LUXEMBOURG
37 TER AVENUE DU GENERAL DE GAULLE
08110 CARIGNAN