ASSISTANTE DE DIRECTION

Mairie de Gap

 Titulaire ou contractuel  GAP Le 04 mai  73 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

Sous l'autorité hiérarchique du Directeur Général Délégué à la Mobilité, vous devez assurer les missions principales suivantes :

Collaborer avec le directeur sur les volets administratif et financier de l'ensemble des dossiers gérés par la Direction Générale Déléguée

Assister le directeur en optimisant la gestion de ses activités

Missions

Tâches assistante de direction

Réception des appels téléphoniques

Gestion de l'agenda, prises de rendez-vous, organisation de réunions, visioconférences pour les dossiers en cours, rédaction de comptes-rendus

Organisation des déplacements du directeur et suivi (ordre mission, frais déplacement)

Point hebdomadaire des dossiers en cours

Suivi administratif et financier des dossiers en cours (INTERREG ALCOTRA Mobilité Urbaine Sûre Intelligente et Consciente 2, Pôle d'Échange Multimodal, Parcs-Relais, Abris à vélos, Infrastructures de Recharge pour Véhicules Électriques, Parking de covoiturage de La Saulce, Itinéraires cyclables, Mise en conformité Station de carburant...)

Préparation et suivi des dossiers relatifs aux différentes réunions d'élus (Conseils Municipaux et d'Agglomération, bureaux exécutifs, réunion d'orientation...)



Tâches collaboratrice du directeur

Constitution et suivi des dossiers de demande de subventions (montage des dossiers, rédaction des décisions, suivi en lien avec service des Subventions)

Elaboration et suivi de l'ensemble des documents administratifs : projets de délibération, décision, arrêté

Collaboration à la préparation des budgets. Suivi comptable des lignes budgétaires gérées par la Direction

Distribution du carburant via le logiciel PROFLEET : carburant (budget, gestion des cuves, commandes, réception des livraisons, comptabilité), badges véhicules et identifiants personnels (délivrance, service auprès des utilisateurs, résolution problèmes matériels et informatiques)

Elaboration, gestion et suivi des marchés publics



Tâches de secrétariat

Traitement et suivi des courriers, Allo Mairie, notes Maire/Président, emails

Accueil

Réception des appels téléphoniques du Parc Automobile en cas d'absence ou de débordement

Comptabilité (commandes,engagement comptables, pré-mandatement des factures)

Impression, classement numérique sous DRIVE, classement des dossiers papier

Ressources Humaines : interface pour la DGD Mobilité, suivi des tableaux de gestion des personnels

Parkings : bons de commande (réception, impression, mise en parapheur, suivi signature et retour au service), Rédaction et suivi des arrêtés, décisions et délibérations. Transmission des courriers et emails destinés au service, transfert des emails informatifs reçus à la DGD

Suivi tableau de service de la DGD

Informations complémentaires

candidature à envoyer à l'adresse suivante : [email protected]