Assistant(e) de direction

Communauté d'agglomération de l'Auxerrois

 Titulaire ou contractuel  AUXERRE Le 20 févr.  37 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

Vous devrez apporter une aide permanente au Directeur Général des services et à la Directrice Générale Adjointe en matière d'organisation personnelle, gestion, communication, information, accueil, classement et suivi de dossiers.

Missions

MISSIONS

Agir en qualité d'interface entre la Direction Générale et le Cabinet de Monsieur le Maire et l'ensemble des Directions
- Réceptionner, traiter et diffuser les informations
- Assurer la gestion de la messagerie électronique
- Lire, enregistrer et diffuser le courrier arrivé
- Organiser l'instruction et le classement des dossiers de la Direction Générale

Gestion des agendas de la Direction Générale
- Organiser les agendas, planifier les rendez-vous
- Organiser les réunions (réservations de salle, convocations, participation et comptes-rendus, etc.)
- Préparer les dossiers et documents concernés pour les différents rendez-vous et réunions
- Gestion des congés de la Direction Générale

Filtrer les communications téléphoniques et autres informations
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction
- Évaluer l'importance ou l'urgence d'une demande

Gérer les courriers
- Mettre en forme les documents administratifs
- Contrôler la présentation des documents produit par les membres de la direction
- Contrôler les parapheurs émanant des l'ensemble des Directions avant transmission à la Direction Générale

Dossier à gérer 
- Réunion de Diréction Générale des services : définir un planning annuel, réunir les points et préparer l'ordre du jour, saisir et diffuser un compte-rendu
- Conseil Municipal : travailler en collaboration avec le service des Affaires Générales sur la préparation du Conseil et recenser les projets de délibérations
- Organiser les journées de l'encadrement