Assistant de service – H/F

Conseil Départemental - Val-d’Oise

 Contractuel  CERGY Le 01 déc.   + de 500 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Type de contrat

Contractuel

Catégorie

C

Domaine d'activité

Affaires générales

Filière

Administrative

Niveau d'expérience

De 1 à 3 ans

Descriptif du poste

DIRECTION DES PERSONNES AGEES

Service Prestations pour Personnes Agées en Etablissement et Appui Projets Bien Vieillir (SPPAE et SAPBV) – Cergy-Pontoise

 

 

Définition du poste :

 

L’assistant(e) de service assure la gestion administrative du service délivrant les prestations APAE et l’aide sociale à l’hébergement.

Il/elle assiste et suit la Conférence des Financeurs en lien avec la chef de service et le chargé de mission référent.

 

Missions

Pour le service Prestations pour Personnes Agées en Etablissement :

  • Assurer l’accueil du public - usagers et professionnels – communiquer les informations relatives aux prestations délivrées APA en Etablissement et aide sociale à l’hébergement
  • Gérer les tâches de secrétariat  du service : commandes de fournitures pour l’ensemble du service (31 agents), assurer l’entretien et la maintenance du matériel informatique, rédiger les comptes rendus de réunions internes et externes
  • Créer les supports de communication et d’information sur les prestations délivrées en lien avec le chef de service et l’adjoint et en assurer la mise à jour continue : FAQ mémo accueil de la direction, espace internet/intranet, guide des prestations, supports de présentation
  • Suivre le courrier signalé dans le logiciel ELISE et assurer l’envoi par voie dématérialisée des courriers d’informations utiles à la gestion des prestations délivrées
  • Organiser les rencontres d’information à l’attention de professionnels sur le plan logistique : réservation de salle et de matériel, gestion des invitations, contribution à l’élaboration des supports si nécessaire, participation à la réalisation d’enquêtes de satisfaction pour évaluer la qualité du service rendu
  • Participer aux permanences d’accueil destinées au grand public au sein de CCAS pour diffuser l’information sur les prestations délivrées
  • Suivre les états trimestriels et relances des établissements sous dotation globale et forfait global dépendances, participation au contrôle a posteriori pour déterminer le domicile de secours des bénéficiaires valdoisiens
  • Gérer le contrôle des déclarations établies par les CCAS pour le remboursement des dossiers constitués au titre de l’aide sociale à l’hébergement
  • Editer les factures de frais de séjour de bénéficiaires aide sociale issues de la plateforme choruspro
  • Elaborer des tableaux de bord pour le suivi de l’activité du service à la demande du chef de service et de l’adjoint, concevoir des tableaux d’indicateurs financiers pour les suivis budgétaire et comptable du service
  • Elaborer le tableau annuel de synthèse des contentieux du service en collaboration avec les coordinatrices référentes du dossier
  • Activités occasionnelles : apporter un renfort ponctuel sur la gestion des prestations en secteur en cas de nécessité de service

 

 

 

 

 

 

 

Pour la Conférence des Financeurs en collaboration avec le chargé de développement :

  • Assurer l’organisation des réunions des comités techniques, bureaux et Conférences ainsi que l’ensemble des réunions avec les différents partenaires : réservation de salles, convocations et inscriptions, préparation des listes d’émargements et dossiers
  • Assurer le processus administratif et comptable des conventions passées dans le cadre de la CF et tient à jour les tableaux de suivi
  • Assurer la diffusion des documents et de l’information
  • Assurer la mise à jour et la réédition des documents de communication
  • Activité future : assister et suivre le CDCA en collaboration avec le chargé de développement

 

Pour le SAPBV :

  • Assurer le secrétariat du chef de service
  • Organiser des réunions et suivre l’agenda du chef de service
  • Trier, classer et archiver les dossiers et documents

Profil demandé

Technique :

  • Être rigoureux et très organisé
  • Maîtriser les outils informatiques de bureautique - WORD, EXCEL, POWERPOINT, LOTUS NOTES et ceux en lien avec l’activité du service logiciel métier SOLIS et de courrier interne ELISE
  • Savoir communiquer avec pédagogie et patience

 

Relationnel :

  • Avoir le sens de l’écoute et de la communication
  • Faire preuve de réactivité et d’adaptabilité
  • Savoir travailler en autonomie avec prise d’initiative et en équipe avec les différentes équipes des services
  • Respecter la confidentialité des dossiers et faire preuve de discrétion 

 

Connaissances :

  • Connaissance des prestations aide sociale hébergement et allocation personnalisée d'autonomie
  • Connaissance des partenaires institutionnelles et autres (ARS, établissements, CCAS…)

Informations complémentaires

Spécificité du poste :

CDD de cinq mois

 

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Informations sur l'employeur

Conseil Départemental - Val-d’Oise

À propos

Le Conseil départemental est l’assemblée délibérante du département en tant que collectivité territoriale, formée par la réunion des conseillers départementaux (ex-conseillers généraux). Dans un sens plus général, ce terme a fini par désigner la collectivité elle-même.   Trois critères définissent cette collectivité territoriale :   El