Agent du service de l'Etat Civil et poste communale (h/f)

Mairie de Roquebrune Cap Martin

 Titulaire ou contractuel  ROQUEBRUNE CAP MARTIN Le 30 nov.  174 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

La commune recrute un agent administratif pour son service Etat Civil/Election. L'agent devra en complément assurer les remplacements lors des congés de l'agent en fonction au sein de l'agence postale communale.

Missions

I - ETAT CIVIL - GESTION DE L'ACCUEIL PHYSIQUE DES USAGERS



ETAT CIVIL

Naissance :

- Enregistrement des naissances hors commune,

- Transcription de mention marginale d'acte de naissance,

- Extrait ou copie intégrale d'acte de naissance,

- Baptême civil...



Baptême civil :

- Information sur les pièces à produire pour les dossiers de parrainages civils,



Mariage :

- Information sur les pièces à produire pour les dossiers de mariages,

- Publications des bans à afficher,

- Participation à la cérémonie de mariage,

- Extrait ou copie intégrale d'acte de mariage,

- Transcription de mentions marginales d'acte de mariage,

- Demande de livret de famille,



Divorce :

- Transcription de mentions marginales,

- Transmission aux communes de naissance des époux et au Procureur de la République,



Noce d'or ou de diamant :

- Traitement du dossier par le Protocole, sauf établissement du diplôme et participation à la cérémonie qui revient au service de l'administration générale,



PACS :

- Instruction,

- Enregistrement, modification et dissolution,



Décès :

- Transcription de décès, mentions marginales,



Gestion du cimetière :

- Délivrance des autorisations administratives (inhumation, exhumation...).



II - FORMALITÉS COURANTES



AFFAIRES GENERALES

Publication des lois et règlements :

- Par voie d'affichage.



Recensement militaire :

- Etablissement et remise des attestations de recensement,



Pièces d'identité sur station de recueil :

- Carte nationale d'identité sécurisée,

- Passeport sécurisé,



Autres justificatifs :

- Attestations d'accueil permettant aux étrangers d'obtenir un visa pour séjourner en France,

- Copies certifiées conformes pour l'étranger uniquement,

- Légalisation de signatures,

- Délivrance des certificats (domicile pour des opérations de dédouanement...),



Elections politiques :

- Inscriptions, mutations et radiations des électeurs sur la liste électorale,



Demande de débit de boisson temporaire :

- Etablissements des arrêtés,



Autres certificats :

- De vie pour les organismes étrangers,

- De vie maritale, sur l'honneur...,



Gestions diverses :

- Enregistrement des courriers sur le tableau Excell tous les jours,

- Chaque agent saisit lui-même ses congés prévisionnels, récupérations, formations, congé maladie sur le fichier "Qui est là... ",

- Accueil du public.



III - REMPLACEMENT AGENCE POSTALE COMMUNALE SAINT ROMAN



L'agent remplaçant est chargé de la gestion de l'Agence Postale Communale (APC) de Saint Roman lors des congés annuels ainsi que remplacement ponctuel si congés maladie de l'agent titulaire.

L'agent est placé sous l'autorité hiérarchique de la Mairie et sous l'autorité fonctionnelle de La Poste de Carnolès-Roquebrune Cap Martin.

L'agent réalise, dans le cadre du service au public, les prestations courantes liées à la demande des usagers.

Dans ce cadre, l'agent est chargé des missions suivantes :

- Accueil physique et téléphonique des usagers, (notion expertise),

- Gestion du postal (affranchissement, suivi et remise des colis, vente et gestion des produits), (notion expertise),

- Gestion financière des fonds placés.



Horaires d'ouverture de l'A.P.C. de Saint Roman :

9 h - 12 h 30 et 13 h 30 -16 h (lundi, mardi, jeudi, vendredi),

9 h - 12 h (mercredi et samedi).



I - ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE



GESTION DE L'ACCUEIL PHYSIQUE DES USAGERS

1. Rôle de conseiller public chargé de recevoir, d'informer et d'orienter le public en fonction de l'attente de la personne :

- Prendre en charge chaque personne qui se présente à l'APC,

- Mettre à la disposition des usagers et assurer ainsi les informations que l'APC souhaite diffuser au public, horaires des bus, déclaration aux impôts vierges...,

- Intermédiaire entre le public de l'APC et les services municipaux en cas de besoin,

- Informations à caractère général et/ou personnalisé,



2. Rôle social auprès des personnes âgées :

- Dans la mesure du possible, suivi personnalisé des colis et des plis lorsque les personnes sont en difficulté...,



GESTION DE L'ACCUEIL TELEPHONIQUE DES USAGERS

- Réception de tous les appels,

- Informer ou conseiller les interlocuteurs.



II - GESTION DU POSTAL



Courrier de l'APC :

- Affranchissement, tenue de caisse sur ordinateur et faire les envois pour les courriers en France ou par pays (lettre ordinaire, lettre recommandée, prioritaire recommandé, Ecopli, courrier international économique ou prioritaire, colissimo recommandé ou international...),

- Gestion du courrier et/ou des colis remis à l'APC pour leurs destinataires,

- Gestion des instances concernant les plis recommandés et/ou des colis auprès des usagers selon les avis, conserver ces instances pendant 15 jours, puis organiser les retours aux destinataires, éventuellement prendre les informations pour renseigner les usagers en cas de besoin,

- Encaissement des colis contre remboursement,

- Gestion des changements d'adresses,



Vente des produits de L'APC :

- Assurer la vente et tenue de caisse sur ordinateur concernant les enveloppes pré timbrées, carnets de timbres, emballages, prêt à poster...,

- Pourvoir au renouvellement des stocks.



III - GESTION FINANCIERE



Services financiers de L'APC :

- Dépôt ou retrait d'espèces : versements ou remboursements limités à 300 € par compte-chèques postal ou par livret épargne,

- Remise de chèques bancaires sur les compte-chèques postaux ou livrets épargne,

- Prise en charge et suivi des demandes des clients concernant les dépannages financiers de faibles montants sur comptes ou livrets,



Gestion de la caisse et du stock de vente de produits :

- Ouverture et clôture quotidienne de la caisse sur le logiciel informatique,

- Etat du stock à réaliser à la demande de La Poste (inventaire environ 1 fois par mois),

- Gestion du fonds de roulement et du stock (environ 700 €). Commander en cas de besoin à la Poste de Carnolès. Les fonds sont placés sous l'autorité de La Poste,



Gestion des ventes des cartes de stationnement/parking Mairie :

- Vente de ces cartes par l'agent, régisseur suppléant de recettes municipales.



IV - GESTIONS DIVERSES

- Gestion des imprimés-types (AR...) à mettre à disposition des usagers,

- Veiller au bon état d'entretien des locaux,

- Veiller au bon état de fonctionnement du matériel,

- Signaler toute anomalie,

- Assurer l'ouverture et la fermeture de la porte d'accès,

- Afficher l'information préalable au public des fermetures exceptionnelles.

Informations complémentaires

Merci d'envoyer votre candidature par courrier électronique à :


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