T00005 Secrétaire d'équipe polyvalent(e) à l'UTAS de Saint-Quentin

Conseil Départemental - Aisne

 Titulaire ou contractuel  LAON Le 08 oct.  85 vues


Descriptif du poste

* Assurer le secrétariat du responsable adjoint ou local et des équipes de travailleurs sociaux et/ou médico-sociaux

* Réception du public pour informations, suivi de dossiers...

Missions

Principales :



* Accueil physique et téléphonique des usagers, des partenaires en l'absence ou indisponibilité des travailleurs médico-socio-éducatifs

* Réponse à l'usager, prise de rendez-vous, gestion de l'agenda des travailleurs médico-socio-éducatifs, prise de messages, photocopies, etc.....

* Démarches administratives à la demande des travailleurs médico-socio-éducatifs, ou du responsable adjoint ou local

* Création, gestion et suivi du dossier informatisé d'usager

* Production des courriers et rapports selon les procédures

* Classement des pièces selon le référentiel documentaire

* Requêtes informatiques

* Numérisation des pièces constitutives du dossier de l'usager au niveau local

* Participation aux réunions d'équipe



Equipe enfance et famille :

* Suivi des informations préoccupantes

* Suivi administratif des enfants confiés et des synthèses familiales



Equipe insertion :

· Suivi informatique de données relatives aux

bénéficiaires du RSA : gestion des

anomalies, suivi du flux DOCALYS et

PROXIMA, DUDE (Pôle emploi)

· Préparation des commissions : EP,

orientation et préconisation

· Enregistrement des CER de l'ensemble des

référents sociaux, et des évaluations

diagnostics

· Gestion du point info emploi

· Participation aux différents projets insertion :

tremplin pour l'emploi, journée développement durable, forum de l'insertion



Spécifiques :



* Remplacements accueil standard et renforcement du secrétariat pour des raisons de service et à la demande de l'autorité hiérarchique

* Gestion administrative des prestations territorialisées

* Diffusion du courrier

* Gestion des plannings

* Elaboration de comptes-rendus

* Participation à l'accueil de stagiaire

* Permanence quotidienne en partage avec l'équipe de 16h30 à 17h30



Equipe de PMI :

* Suivi des agréments des assistants maternels et familiaux

Action sociale :

* Instruction de dossiers administratifs et financiers par délégation à l'Utas ou en permanence sociale

Classothéque :

Gestion administrative et technique de la classothéque, regroupant les dossiers médico sociaux d'usagers

*Pré archivage pour l'ensemble des équipes de l'Utas, dans le respect du règlement intérieur de la classothéque et du tableau de gestion des archives

*Elaborer les statistiques des flux documentaires

*Classement, vérification et reclassement des dossiers en fonction du référentiel documentaire

*Contrôle de la consultation des dossiers

*Contrôler les bordereaux pour les Archives départementales

*Classement, vérification et reclassement des dossiers en fonction du référentiel documentaire

*Contrôle de la consultation/sortie des dossiers

*Gestion des espaces et localisation des dossiers

*Evaluation du nombre de dossiers, nombre de consultations, taux d'accroissement, nombre de ré activation...

*Réception des documents à classer selon les procédures en vigueur

*Foliotage des documents

*Classement des dossiers et de leur contenu selon la procédure, en veillant à la qualité des documents classés et à la localisation des dossiers

Pré archivage :

*Transfert des dossiers en file passive (prescription légale) régulièrement et rédaction des bordereaux descriptifs

*Réintégration en file active si nécessaire

*Prise en charge des dossiers clos des équipes

*Préparation des dossiers et des bordereaux réglementaires pour le versement ou l'élimination aux Archives départementales

*Transmission pour visa aux Archives départementales après signature du Rutas ou RLPMI

*Organisation du transfert physique des dossiers avec les Archives départementales

Lors du déploiement de la numérisation des documents :

*Préparer et scanner les documents

*Vérifier et corriger l'intégration dans la GED

*Lors du retour de consultation d'un dossier papier existant, préparer puis scanner les documents

*Préparer la mise à disposition des dossiers en établissant la fiche de sortie et en enregistrant la sortie (tableau Excel)

*Mise à disposition des dossiers pour consultations sur place

*Contrôler le temps de sortie du dossier (48h maximum) et exécuter le rappel

*Etablir la sortie du dossier uniquement à la demande d'un responsable et dans un temps requis (exception)

Informations complémentaires

Vous pouvez transmettre votre lettre de motivation accompagnée d'un CV, en précisant la référence de l'annonce, à l'adresse suivante :

Conseil départemental de l'Aisne

Direction des Ressources Humaines

Rue Paul Doumer

02013 LAON CEDEX



Ou par mail : [email protected]