AGENT(E) DE GESTION COURRIER / RELATIONS PUBLIQUES (H/F) - CDD 6 MOIS

Conseil Départemental - Territoire de Belfort

 Titulaire ou contractuel  BELFORT Le 20 sept.  122 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

CONTEXTE DU POSTE



Positionnée au niveau de la Direction de la Logistique et des Achats (DLA), l'Unité Courrier est chargée :

- de la réception du courrier de l'ensemble des services du Conseil départemental,

- de l'expédition des plis de toute la collectivité, en veillant au bon usage des crédits d'affranchissement affectés (environ 130 000 € / an).



Elle est à ce titre un élément essentiel du fonctionnement quotidien du Conseil départemental. L'agent(e) de gestion courrier est placé(e) sous l'autorité de la Responsable de l'Unité Courrier au sein d'une équipe de 3 personnes.



Également positionnée au niveau de la DLA, l'Unité Relations Publiques a pour rôle de contribuer à la qualité des conditions d'accueil au Conseil départemental par l'organisation de réceptions (à vocations internes et externes) et par l'approvisionnement des services pour ce type d'activités.

Missions

MISSIONS PRINCIPALES



Pour l'Unité courrier :

* Prendre part à l'activité de l'unité.

* Assurer la réception, le tri, la destination et le scan du courrier " entrant ", son enregistrement et sa diffusion dans les services.

* Assurer l'affranchissement adapté et le départ du courrier " sortant " ainsi que des colis, en veillant au bon usage des moyens de l'Unité.

* Assurer la gestion de la boîte mail de la collectivité en répondant aux questions des usagers ou en transférant les demandes aux services concernés.

* Veiller à assurer les niveaux de qualité attendus.

* Participer à l'information des " clients internes " sur les circuits du courrier et les modalités d'affranchissement en veillant à entretenir une relation de confiance inter-services.

* Prendre des initiatives, validées par sa hiérarchie, pour adapter l'organisation de l'Unité aux attentes de la Collectivité.

* Assurer que les circuits du courrier répondent à tout moment et efficacement à l'organisation de la Collectivité.



Pour l'Unité Relations Publiques :

* Répertorier les moyens logistiques (matériels, salle, mobilier) et les consommables nécessaires à l'organisation d'une réception.

* Gérer les stocks de matériels et consommables non périssables pour les réceptions ainsi que pour les réunions organisées par les services, assurer la gestion et le transport des commandes.

* Transporter le matériel et les consommables sur le lieu des réceptions, avec installation des salles ou implantation de la manifestation en plein air et décoration en lien avec les supports de communication.

* Accueillir les invités et participants et assurer le service (mobile ou à table).

* Réaliser ou faire réaliser la remise en état de la salle.

* Participer au montage d'expositions ou à l'accueil durant des manifestations du Conseil départemental.

* Participer à la gestion budgétaire des relations publiques (demande devis, commandes, facturation avec utilisation logiciel e-sedit Finances).

* Sonorisation de salles, montage arche, vitabris, signalétique, etc.

* Gestion des imprévus quotidiens avec recherche en amont d'informations.

Informations complémentaires

Par voie contractuelle (adjoints administratifs territoriaux) ou selon la législation applicable aux travailleurs handicapés.



Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation + CV) jusqu'au 6 octobre 2021, par courrier à l'attention de :



Monsieur le Président du Conseil départemental du Territoire de Belfort

Hôtel du Département

Direction des Ressources Humaines

6 place de la Révolution Française

90020 Belfort Cedex



ou par courriel à l'adresse suivante :

[email protected]

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