Chef du Service relations aux usagers - citoyenneté

Mairie de Liévin

 Titulaire ou contractuel  LIEVIN Le 16 sept.   + de 500 vues

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Type de contrat

Titulaire ou contractuel

Catégorie

A

Domaine d'activité

Population et funéraire

Filière

Administrative

Cadre emploi

Attaché territorial

Niveau d'expérience

De 5 à 10 ans

Descriptif du poste

Sous l'autorité du Directeur(rice) de pôle, le chef du service assure la coordination, le pilotage et le suivi des deux entités en charge de la relation aux usagers et de la citoyenneté (état civil / cimetières / accueil – reprographie – courrier).

 

Il est garant des opérations électorales, des actes d'état civil et de l'accueil du public. Il/elle sera en particulier chargé.e de la modernisation des dispositifs d'accueil et de réponses aux demandes des usagers

Missions

Mission 1 : Assurer l’encadrement et garantir le bon fonctionnement du service

 

  • Assurer le fonctionnement, le suivi budgétaire et administratif du service
  • Assurer le management de l’équipe
  • Gérer les priorités du service
  • Veiller à la transversalité des informations
  • Mettre en place les procédures de gestion du personnel et veiller à leur application dans le respect des obligations légales
  • Concevoir des indicateurs et des outils de suivi adaptés et pertinents
     

Mission 2 : Assurer le pilotage opérationnel des actions conduites par le service

  • Veiller à la qualité des actions conduites par les agents
  • Assurer une veille juridique dans les domaines de compétences du service
  • Veiller à l’actualisation de la documentation de référence pour le  service (procédures),  les usagers (fiche usagers), règlement du cimetière, …
  • Diffuser les informations nécessaires au bon fonctionnement du service en interne et avec les autres services
  • Définir les documents de référence et s’assurer de leur actualisation, de leur diffusion et de leur appropriation par les agents
  • Définir les outils de pilotage du pôle, suivre la mise à jour des tableaux de bord et leur diffusion
  • Faciliter le développement des télé-procédures relatives aux domaines d’activité du pôle (dématérialisation des actes d’état-civil, démarches administratives en ligne, …)
  • Veiller à la préparation et au bon déroulement des scrutins électoraux
  • Conduire les auditions de mariages et éventuellement des PACS avec l’élu
  • Traiter les dossiers complexes avec les référents de chaque unité de travail

 

 

 

 

Mission 3 : Effectuer le pilotage transverse des actions conduites par le pôle

  • Accompagner le pôle dans une démarche qualité (satisfaction des usagers, réduction des délais d’attente, qualité du traitement des demandes…)
  • Contribuer à l’amélioration des circuits collaboratifs avec les pôles internes
  • Participer à l’amélioration des relations avec les partenaires institutionnels tels que la préfecture, les tribunaux, l’INSEE, l’OFII…

Profil demandé

Être diplômé d'un cursus orienté en Droit ou gestion administrative (minimum Bac +3)
Expérience sur un poste similaire apprécié
 

 Compétences requises

 

Connaitre, suivre et piloter les enjeux, évolution et cadre réglementaire, des politiques publiques et du cadre institutionnel.

Connaitre, suivre et piloter la simplification administrative

Maitriser l’organisation et le suivi des élections

Connaitre les techniques de dynamique de groupe, d'écoute et les appliquer

Maîtriser la législation funéraire

 

Compétences opérationnelles

 

Coordonner et organiser les activités de l'équipe

Harmoniser les méthodes de travail au sein de l'équipe et apporter une aide technique aux agents

Elaborer et suivre des tableaux de bord

Effectuer le suivi administratif et financier du service,

Conseiller les élus et les alerter sur les risques économiques et juridiques

Superviser la faisabilité technique, économique, juridique des projets

Contrôler et sécuriser l'ensemble des procédures administratives

Assurer le management du service et garantir son bon fonctionnement

Faire preuve d'adaptabilité aux différentes situations et demandes

Savoir transmettre des informations et rapporter les problèmes au Directeur du Pôle

 

Savoir être

 

Implication dans le travail

Qualité du travail

Assiduité

Disponibilité

Rigueur / Organisation

Relations avec la hiérarchie

Discrétion

Informations complémentaires

Adhésion au CNAS

Amicale du personnel communal

Régime indemnitaire

Primes semestrielles d'assiduité

Participation employeur à la prévoyance maintien de salaire


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personnes travaillent ici

Informations sur l'employeur

Mairie de Liévin

Commune et commune nouvelle

À propos

Quatrième commune du département, Liévin compte un peu plus de 32 300 habitants. À l’origine, petit village agricole, la commune a connu un essor important avec le développement de l’industrie minière dans le nord de la France, en devant l'un des plus grands centres d’exploitation minière. Liévin, limitrophe de Lens, fait partie de la communauté d’agglomération de Lens-Liévin (Communaupole) regroupant 36 communes et près de 250 000 habitants. Elle est la 1ère ville de l’intercommunalité en nom