Responsable des Archives et de la Documentation

Avec 33 000 habitants, et plus de mille entreprises, Trappes-en-Yvelines est dotée de 3 parcs d’activités. Elle compte, en centre ville, une zone Franche Urbaine créatrice de 2 000 emplois et 500 entreprises. Ces dernières années, la ville a su marier renouveau urbain et dynamiques économiques et sociales. Trappes-en-Yvelines est le siège de deux prestigieuses plateformes de recherche: le laboratoire de l’école nationale des Ponts et Chaussées et le Laboratoire National d’Essais.

Desservie par plus de 20 lignes de bus et trois lignes ferroviaires, Paris-Montparnasse/Rambouillet, la Défense/la Verrière et le RER C, Trappes-en-Yvelines est connectée aux principaux centres d’affaires, d’emploi et de formation franciliens. Il faut compter 35 minutes pour rejoindre Montparnasse et la Défense.

La ville accueille des services publics nombreux, des équipements sportifs, culturels, des écoles, des collèges et des lycées d'enseignement général ou technique. L’université Versailles St-Quentin est toute proche. La base de loisirs avec son plan d’eau navigable, un golf et une forêt domaniale, ajoutent à ce cadre de vie. Parmi les équipements récents, le Conservatoire de Musique et de Danse, la Maison des Parents, la Maison de la petite enfance et deux pépinières d’entreprises consolident une capacité d’accueil déjà affirmée.

ARCHIVES

• Traitement des archives (collecte, versement, tri, classement, analyse, indexation, description, conservation, refoulement, traitement de l’arriéré …)
• Mise en place de procédures et suivi des éliminations à terme.
• Conseil aux services versants.
• Conception et mise en œuvre d’instruments de recherche et de tableaux de gestion.
• Détermination des besoins en restauration de documents et d’archives (registres de l’état civil …)
• Contrôle de la bonne conservation matérielle des archives.
• Contrôle de la communication des documents en interne et en externe (entrées et sorties des archives)
• Réalisation du récolement.
• Réalisation de recherches généalogiques.
• Participation à la valorisation du fonds d’archives en support avec le service « Mémoire de Trappes ».
• Correspondance avec les Archives Départementales.
• Participation aux réunions des Archives Départementales.
• Réalisation de l’enquête statistique annuelle des Archives de France.
• Gestion des reliures des actes administratifs de la ville.
• Entretien et réparation des registres (gestion financière) : état-civil, registres…
• Création d’outils de travail (tableaux excel)

DOCUMENTATION

• Accueil téléphonique et physique
• Gestion des abonnements (finances, distribution, suivi…)
• Dépouillement de la presse, des informations et actualités quotidiennes et communication aux services.
• Réalisation d’un point presse hebdomadaire.
• Constitution de dossiers documentaires.
• Recherches documentaires.
• Sélection et achat du fonds documentaire pour la formation des agents.
• Gestion du prêt de documents et ouvrages (suivi et rappel)
• Achats d’ouvrages spécifiques sur demande pour les services

FINANCES

• Préparation budgétaire et exécution du budget
• Gestion budgétaire, dépenses de fonctionnement, bons de commande, factures…

En cas d’absence du Responsable des instances municipales, l’archiviste/documentaliste sera amené à accomplir les tâches suivantes :

• Traitement, gestion et suivi des actes administratifs de la Ville (arrêtés, décisions, délibérations)
• Assurer le lien avec les services
• Assurer le contrôle de légalité des actes avec les services de la Préfecture