Assistant de gestion de la Commission Permanente et du Conseil Départemental

Conseil Départemental - Pas-de-Calais

 Titulaire  ARRAS Le 30 janv.  253 vues


Type de contrat

Titulaire

Catégorie

B

Domaine d'activité

Affaires générales

Filière

Administrative

Cadre emploi

Rédacteur territorial

Niveau d'expérience

De 1 à 3 ans

Descriptif du poste

La Direction de l’Assemblée et des Elus exerce toutes les missions liées au fonctionnement des organes délibérants (Conseil départemental et Commission permanente) et à l’exercice par les élus de leur mandat.

 

Elle est en charge des missions suivantes :

- Secrétariat de l’Assemblée et des commissions internes

- Gestion de la représentation du Conseil départemental ou du Président du Conseil départemental au sein des commissions extérieures

- Gestion administrative et financière de l’activité des élus (indemnités, remboursement de frais de déplacement, dépenses liées à la formation des élus)

- Appui aux élus, notamment en charge d’une Vice-Présidence, d’une Présidence de commission ou d’une délégation, en les assistant dans l’exercice de leurs fonctions

- Formation des élus

 

Placée sous la responsabilité du Directeur du Pôle des Ressources Humaines et Juridiques, la Direction de l’Assemblée et des Elus est composée de deux services (le Service d’Appui aux Elus et le Service de l’Assemblée Départementale) auxquels s’ajoutent les Assistants des Vice-Présidents.

 

Le service de l’Assemblée Départementale contribue aux missions de la Direction de l’Assemblée et des Elus en assurant l’organisation des réunions du Conseil Départemental et de la Commission Permanente et rend exécutoire les décisions prises par ces assemblées.

Il coordonne également les réunions des six commissions thématiques du Conseil départemental.

Enfin, dépend de ce service, la gestion de la représentation du Département au sein des commissions internes et organismes extérieurs, formalisée par arrêtés ou délibérations.

Missions

Les principales missions dévolues aux assistants (es) de gestion de la Commission Permanente (CP) et du Conseil Départemental (CD) se déclinent au travers des activités suivantes assurées en binôme :

 

Préparation des réunions du Conseil Départemental et de la Commission Permanente

  • Préparation des convocations aux élus, à la sténotypiste, à la payeuse départementale, etc.
  • Préparation des notes de service 
  • Préparation des ordres du jour 
  • Préparation des recueils 
  • Rédaction et envoi des courriels aux rapporteurs et aux Présidents de Groupes d’Elus
  • Envoi des documents aux élus dans les délais légaux 
  • Préparation des dossiers de séance à l’attention du Président, Cabinet, Directeur Général des Services, etc.
     
    Présence aux réunions du Conseil Départemental et de la Commission Permanente
  • Gestion des micros en salle CP 
  • Gestion des présences des conseillers départementaux (vérification du quorum, des délégations de vote, etc.) 
  • Prises de notes
     
    Gestion subséquente des réunions du Conseil Départemental et de la Commission Permanente
  • Préparation et diffusion du Message d’Information Rapide aux services, préparation et envoi du relevé de décisions 
  • Rédaction des délibérations, les rendre exécutoires (affichage et publication, mise en page pour diffusion dans le recueil des actes administratifs) 
  • Gestion et envoi des délibérations exécutoires aux services rédacteurs des rapports et en réponse aux demandes ponctuelles 
    Rédaction des courriers aux ministres pour envoi des motions et vœux déposés en séance 
  • Relecture du Procès-verbal 
  • Gestion des reliures

 

Participations aux réunions sur les nouveaux projets concernant le service ou la direction et intégration des nouvelles procédures de travail impactant le service.

 

L’Assistant(e) de gestion pourra également :

  • Participer, temporairement, aux autres missions liées au fonctionnement du Service de l’Assemblée Départementale (Envoi aux élus des rapports de commissions thématiques, réponses aux premières demandes concernant les désignations ou la gestion des commissions thématiques, demandes diverses) ou de la Direction de l’Assemblée et des Elus 
  • Mettre à jour des fichiers concernant les élus (ex : adresses) 
  • Rédiger des fiches sur la carrière des élus au Conseil Départemental

Profil demandé

Savoirs :

 

  • Connaissance du paysage institutionnel et du monde des collectivités locales
  • Expérience professionnelle au sein d’une collectivité territoriale appréciée

 

 

Savoir-faire :

 

  • Maîtrise du logiciel FAST
  • Maîtrise du logiciel Airdélib
  • Capacité à travailler dans des délais restreints
  • Capacités rédactionnelles

 

Savoir-être :

 

  • Capacité d’organisation et d’anticipation
  • Réactivité, rigueur et méthode
  • Discrétion
  • Qualités relationnelles
  • Aptitudes au travail en équipe
  • Grande disponibilité et polyvalence

Informations complémentaires

Les lettres de candidature doivent être adressées par courrier à Monsieur le Président du Conseil départemental du Pas-de-Calais, Direction des Ressources Humaines - Direction adjointe Gestion de Proximité des Ressources Humaines, Hôtel du Département - Rue Ferdinand Buisson, 62018 ARRAS Cedex 9, ou par courriel recrutement@pasdecalais.fr sous la référence ML/VC/Assistant de gestion DAE.

En ce qui concerne la nature du poste, les contacts peuvent être pris auprès de
Madame Marie LEROY, Chef du Service de l’Assemblée Départementale au 03 21 21 61 80.

Pour tout autre renseignement, vous pouvez contacter Myriam LORBER ou Véronique CANDELIER, Chargées de recrutement, au 03.21.21.56.85 ou au 03.21.21.61.37 et recrutement@pasdecalais.fr.


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Informations sur l'employeur

Conseil Départemental - Pas-de-Calais

Département

À propos

8ème département de France (1,472 648 million d’habitants, 891 communes, 1,738 milliard d’euros de budget), le Conseil départemental du Pas-de-Calais donne une nouvelle impulsion à son action, pour la période 2016 – 2021, à partir de sa délibération cadre « Près de chez vous, Proche de tous », laquelle s’articule autour de deux volets : le « Contrat de progrès » s’attache aux enjeux de soutenabilité financière, d’efficience et de qualité du service rendu ; le « Contrat de projet » fixe le cadre