un·e responsable de l'unité réceptions

Mairie de Saint-Herblain

 Titulaire ou contractuel  ST HERBLAIN Le 03 août  137 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

Planning et préparation des réceptions

Management de l'agent réception et distribution

Aide ponctuelle à la distribution et diffusion des brochures, plaquettes, affiches dans les principaux équipements de la ville

Missions

Le Cabinet du maire recrute pour son service information et communication



Un·e responsable de l'unité réceptions





Le service information et communication est composé de 15 personnes et de trois pôles :

1 - Pôle administration, réception et reprographie avec une unité réception

2 - Pôle rédaction

3 - Pôle projets et supports de communication



Vous serez placé·e sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du pôle administration, réception et reprographie.

L'unité réception est en charge des actions qui vont de la préparation des commandes, des achats, des livraisons sur site, du service des repas et boissons lors des réceptions, du rangement et de la bonne tenue des stocks et de la cuisine qui doit rester dans de bonnes conditions sanitaire.



Missions :

1 - Organisation, planification, gestion des marchés et des commandes lors des réceptions organisées par la Ville



La Ville organise chaque année (hors situation de crise sanitaire) :

Plusieurs réceptions : buffets ou cocktails chaque mois : conférences Place publique (une fois par mois une soirée en semaine jusqu'à 23h environ), voeux du Maire, diverses cérémonies officielles (type 14 juillet).

Des fiches techniques par évènement seront remises au responsable de l'unité afin de prendre connaissance des réceptions à organiser dans les meilleures conditions.





Le ou la Responsable de l'unité prendra en charge

- la préparation du planning d'activité des réceptions

- la gestion des stocks et des commandes

- la gestion administrative des marchés (ex : appel d'offre simplifiée auprès des traiteurs).



Il ou elle organisera avec son agent·e de réception et de distribution en binôme

- la préparation des mises à disposition (type petits déjeuners) pour différents services et participation aux buffets avec son assistant·e

- la livraison et installation puis rangement de prestations complètes de type pot de l'amitié ou service traiteur aux élu·e·s lors des conseils municipaux

- la participation au rangement après un évènement, en lien avec l'agent·e de réception et distribution





2 - Management de l'agent·e réception et distribution.

Organisation des plannings et gestion des horaires et récupération de l'agent·e réception et distribution de l'unité.

Le ou la responsable peut être amené·e à recruter et/ ou diriger des vacataires en renfort de l'Unité réception.



3 - Aide ponctuelle à la distribution et diffusion des brochures, plaquettes, affiches dans les principaux équipements de la Ville



Le ou la responsable d'unité est chargée d'encadrer un·e agent de réceptions en charge (pour 50% de son temps) de la diffusion de brochures ou affichettes au sein de différents équipements municipaux (mairie, centre socioculturels, vitrines des écoles...), deux à trois fois par semaine. A noter qu'une grande partie de la distribution est réalisée par un prestataire.



En cas d'absence de l'agent𽆊·e de réception et de distribution, le ou la responsable d'unité pourra être amené·e à assurer la distribution des brochures ou plaquettes et affiches éditées par le service.

Informations complémentaires

Céline Duthil, Responsable du service information et communication ( 02.28.25.20.31)



Les candidatures (lettre de motivation, curriculum vitae, copie diplômes, copie du dernier arrêté

administratif ou copie attestation liste d’aptitude, ou copie attestation RQTH), sont à adresser à :

Monsieur Le Maire - BP 50167 – 44802 SAINT HERBLAIN CEDEX

Ou par mail à [email protected]



Candidatures avant le 20/08/2021 (inclus)

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