Assistante administrative

Mairie de Meylan

 Titulaire ou contractuel  MEYLAN Le 13 juil.  92 vues


Descriptif du poste

* Contribuer au bon fonctionnement de l'organisation administrative du service administratif et budgétaire du Département des Services Techniques et de l'Aménagement Urbain.

* Assurer la polyvalence entre les assistantes du pôle

* Recueillir et traiter les informations nécessaires au traitement des dossiers selon l'organisation mise en place par le responsable hiérarchique

Missions

Au sein du service administratif et budgétaire des services techniques et de l'aménagement urbain :



- Assurer l'accueil des habitants / des professionnels / des partenaires institutionnels / des élus.

- Appels téléphoniques : environ 300 appels externes mensuels

Prise en charge, hiérarchisation de l'information, filtrage des appels et transmission synthétique des messages aux destinataires (plateau et ensemble de la collectivité) Orienter les usagers vers les interlocuteurs ou services compétents.

- Assurer le suivi de la boite mail du service Maintenance du Patrimoine communal: enregistrement sous Kolok des courriels arrivés, transmission au service compétent, réponse à l'usager.

- Gestion du circuit des parapheurs et des courriers : Ventilation / enregistrement / réattribution / ajout d'information / liens et clôture des courriers selon les directives des services. Transmission papier ou par voie dématérialisée des informations aux élus.

- Vérification de la conformité des commandes approvisionneurs

- Arrêtés : impression, suivi du circuit de signatures, récupération, scan, enregistrement et transmission.

- Assurer la continuité de service lors de congés, de maladie :

-Edition et suivi des arrêtés temporaires et permanents de voirie

-Mise en place de rdv urgents, organisation des salles

-Traitement de documents, courriers ne pouvant attendre le retour de l'assistante " mission "

Missions spécifiques :



- Poste à mi-temps à l'Hôtel de ville, mi-temps délocalisé au Centre Technique

- définir selon les besoins du Département .

Informations complémentaires

Rémunération statutaire, 13 ème mois, régime indemnitaire de 93 (contractuel) ou 107 euros (titulaire),

chèques vacances, aide aux repas, participation mutuelle et/ou prévoyance labellisée, participation abonnement transports en commun.

casier judiciaire vierge exigé.



Candidatures

CV et lettre de motivation à adresser à l’attention de M. le Maire à [email protected]

Faites jouer votre réseau

Découvrez qui parmi vos contacts peut vous mettre en relation.

3
personnes travaillent ici