Assistant de direction – H/F

Conseil Départemental - Val-d’Oise

 Titulaire ou contractuel  CERGY Le 09 juil.  463 vues

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Type de contrat

Titulaire ou contractuel

Catégorie

B

Domaine d'activité

Affaires générales

Filière

Administrative

Niveau d'expérience

De 1 à 3 ans

Descriptif du poste

DIRECTION DE L’OFFRE MEDICO-SOCIALE

Direction – Cergy-Pontoise

 

 

Définition du poste :

Le conseil départemental du Val d'Oise recrute pour la Direction de l'offre Médico-Sociale (DOMS) un(e) assistant(e) de direction en charge d'apporter un soutien au directeur en termes d’organisation, d’information, de communication, de suivi et classement de dossiers.

Missions

  • Assistance au Directeur
  • Organiser les réunions hebdomadaires du comité de direction de la DOMS, les réunions plénières de la DOMS et rédiger des comptes rendus
  • Piloter avec l’aide des secrétaires de secteur les différents temps d’échange au sein de la Direction (Actu’doms, Debrief’doms, Technic’doms...)
  • Préparer des dossiers et élaborer des supports de présentation pour les diverses interventions de la Directrice/du Directeur
  • Gèrer l'agenda de la Directrice/du Directeur
  • Assurer le lien avec la DSI pour le relais et le suivi des problèmes informatiques / demandes rencontrés par les agents et cadres de la Direction
  • Préparer des dossiers et élaborer des supports de présentation pour les diverses interventions de la Directrice
  • Rédiger et mettre en forme des notes, des comptes rendus et des travaux bureautiques divers
  • En tant que référent du logiciel Elise, gèrer le suivi des courriers numérisés de la DOMS et veiller au respect des délais de réponse
  • Veiller à la circulation optimale et cohérente des parapheurs et relire les courriers mis en signature
  • Gèrer et mettre à jour l'arborescence du classement informatisé de l’équipe de direction partagé en réseau
  • Rédiger des process divers 
  • Est Référent Mosaik pour les publications de la DOMS et référent Gédélib pour les rapports aux assemblées.

 

  • Coordination du secrétariat
  • Coordonner les secrétariats de la Direction dans son ensemble et organiser les intérims. Est garant(e) de la continuité des missions du secrétariat
  • Suivre les informations relatives aux agents de la Direction avant envoi en DRH (congé, formation, arrêts maladie, temps partiels, télétravail, etc …)
  • Effectuer une veille, en lien avec les chefs de service, des congés et absences de l'ensemble des agents de la Direction

Profil demandé

  • Techniques :

  • Qualités rédactionnelles et maitrise de l’orthographe élevées
  • Esprit de synthèse et d’initiative
  • Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point)
  • Maîtrise des techniques d'accueil (physique & téléphonique)
  • Maîtrise des techniques de secrétariat
  • Définir et gérer les priorités, anticiper les actions à court et moyen terme, mettre en œuvre les alertes pour l’équipe de direction
  • Discerner les informations sensibles, les enjeux
  • Capacité à définir une procédure, la mettre en œuvre et l'adapte

Relationnel :

  • Avoir le sens de l'organisation et un bon relationnel
  • Être dynamique, rigoureux et autonome
  • Savoir apprécier l'urgence
  • Avoir une bonne mémoire
  • Travailler en équipe,
  • Sens de la confidentialité absolue dans le partage d'informations sensibles avec l'équipe de direction
  • Diplomatie, discrétion professionnelle
  • Disponibilité

 

  • Connaissances :

  • Connaître l'organisation générale des services et de leur fonctionnement
  • Connaître les domaines de compétences des services de la DOMS

Informations complémentaires

  •  

    Profil :

    Ce poste est ouvert aux rédacteurs territoriaux et/ou aux personnes bénéficiant d'une expérience confirmée dans le domaine du secrétariat.

     

     

     

    Tous les postes du Conseil départemental sont handi-accessibles.


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Informations sur l'employeur

Conseil Départemental - Val-d’Oise

À propos

Le Conseil départemental est l’assemblée délibérante du département en tant que collectivité territoriale, formée par la réunion des conseillers départementaux (ex-conseillers généraux). Dans un sens plus général, ce terme a fini par désigner la collectivité elle-même.   Trois critères définissent cette collectivité territoriale :   El