Chargé.e de gestion des assemblées (H/F)

Clermont Auvergne Métropole

 Titulaire ou contractuel  CLERMONT FERRAND Le 07 juil.  92 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

Au sein du service administration générale qui dépend de la direction des actions juridiques et des achats, sous l'autorité de la responsable du pôle assemblées, vous serez chargé.e de préparer les assemblées, d'en assurer les formalités de suivi et de participer à la gestion administrative du pôle.

Missions

Préparation et gestion des assemblées :

Gérer les délibérations sur le logiciel métier (Webdélib): création des séances, inscription des données

nécessaires au bon déroulé des process des délibérations et des actes

Constituer des dossiers, envoyer les convocations aux différentes instances, suivre les ordres du jour.

Mettre à jour la base de données de contact des élus, ainsi que la liste des diffusions, tableaux, calendrier des assemblées, bases des logiciels métier.

Assurer l'organisation matérielle des différentes assemblées et instances (réservation de salle, matériel,enregistrement, information des intervenants, feuille de présence...).

Participer aux instances métropolitaines afin d'en assurer le bon déroulé. Informer, orienter et renseigner les services, élus et collaborateurs politiques



Gestion administrative du pôle des assemblées :

Établir les bons de commande, paiement des factures, certification des prestations, tenue des documents de suivi d'activité notamment en utilisant le logiciel métier de la collectivité (CIRIL).

Tenir à jour les RAAR et registres des délibérations.

Participer à la formalisation des procédures et documents internes et notamment participer à la réflexion sur la dématérialisation des procédures.

Effectuer le secrétariat de l'activité du pôle.



Exécution et suivi des formalités postérieures aux assemblées :

Effectuer la saisie et la mise en forme des comptes rendus et procès-verbaux.

Transmettre les actes au contrôle de légalité et diffuser les actes rendus exécutoires.

Assurer la gestion du marché d'archivage.

Assurer le suivi des archives de la collectivité.

Informations complémentaires

Communauté urbaine Clermont Auvergne Métropole
64 AV DE L UNION SOVIETIQUE
63000 CLERMONT FERRAND

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