AGENT D’ACCUEIL ET D’INFORMATION - H/F

Conseil Départemental - Val-d’Oise

 Titulaire ou contractuel  CERGY Le 10 juin  254 vues

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Type de contrat

Titulaire ou contractuel

Catégorie

C

Domaine d'activité

Affaires générales

Filière

Administrative

Niveau d'expérience

De 1 à 3 ans

Descriptif du poste

Direction Achats Publics et Ressources

Service Relations à l’Usager, bâtiment A, B/C

 

Définition du poste :

L’agent d’accueil et d’information assure l’accueil téléphonique et physique des publics du Conseil départemental sur les deux sites centraux situés à Cergy (2 avenue du Parc et 2 avenue de la Palette).

Sur le site de la Palette, l’accueil est également assuré pour les services de l’Etat situés dans l’immeuble (ARS).

Missions

Activités :

- Réception du public, des appels téléphoniques, renseignement et information du public

- Orientation vers les services ou organismes compétents

- Constitution et actualisation d'un fonds de documentation et affichage d'informations

- Recherche téléphonique ou Internet

  • Gestion des réservations de véhicules : suivi des carnets de bords du pool palette et saisie des réservations sur le logiciel dédié
  • Suivi du planning des réservations de salles et affichage

- Accompagnement de visiteurs, contribution à des missions de réception et de service

  • Travail en équipe

- Aide à certains services (communication, communication interne,…) pour des travaux de mise sous pli

 

1 – Accueil Campus :

  • Permanence lors des séances plénières du Conseil départemental (relais pour les élus et les directions)
  • Emballages pour les cadeaux institutionnels
  • Prise de messages pour la Direction générale, le Président, le Cabinet

 

2 – Accueil Palette :

  • Accueil pour les services de l’Etat : ARS
  • Prise de messages pour les services lorsque toutes les personnes sont en réunion
  • Travail en collaboration avec le gardien du site

 

3 – Standard téléphonique :

  • Prise de messages pour la Direction générale, le Président, le Cabinet
  • Composition de certains numéros extérieurs pour les postes n’ayant pas accès (province ou étranger)

 

4 -  Remplacements ponctuels :

  • Accueil à la Maison des Syndicats
  • Pôle manifestation : assurer la préparation et la mise à disposition des cafés / boissons

Profil demandé

Savoir-faire :

- Soigner sa présentation vestimentaire, s'exprimer avec aisance

- Adopter une attitude d'ouverture et d'écoute et appliquer les règles de politesse et cordialité

- Décrypter et reformuler une demande

- Utiliser une console téléphonique et autre système de standard

- Mettre en œuvre les règles de la confidentialité

- Conserver son calme, maîtriser son vocabulaire et le ton de sa voix y compris dans les situations délicates

- Prévenir et tempérer un conflit avec un usager

- Ajuster son comportement et son vocabulaire aux différents types de publics accueillis

- Développer une connaissance globale de l'organisation

- Rendre compte de son travail et des difficultés rencontrées à sa hiérarchie

- Rechercher, trier, classer de la documentation, utiliser des outils bureautiques et un outil de gestion de réservation de salles

- Collaborer avec d'autres pour atteindre un objectif commun et participer à l'évaluation de la qualité de l'accueil

Connaissances :

  • Conseil départemental : organisation, fonctionnement, organigramme des services
  • Communication écrite, orale et vocabulaire professionnel de la fonction accueil
  • Règles de civilité et discrétion
  • Fonctionnement d'un système de standard
  • Techniques d'accueil physique et téléphonique, de communication et de gestion de personnes en difficultés ou agressives
  • Outils bureautiques
  • Gestion de planning
  • Savoir orienter et connaître la répartition des locaux
  • Techniques de recherche d'informations sur Internet et de classement d'un fonds documentaire
  • Règles de base du travail en équipe

Informations complémentaires

Spécificités du poste :

  • Les agents effectuent des horaires fixes de 7h30 en roulement, à ce titre ils bénéficient de 2 jours de RTT supplémentaires

Horaires du matin : 8h15 - 16h30 avec 45 mn de pause méridienne

Horaires du soir : 9h45 – 18h00 avec 45 mn de pause méridienne

  • Permis VL
  • Disponibilité en dehors des horaires d’ouverture des services. Travail possible en soirée et week-end pour les manifestations. Lors de manifestations en soirée, les horaires seront décalés en fonction des besoins du service avec une pause de 20 minutes incluse dans le temps de travail
  • Si la manifestation a lieu sur un autre lieu après la journée de travail, le trajet est compté dans le temps de travail
  • Si la manifestation se déroule sur un autre lieu, en début de journée de travail, le temps de trajet n’est pas comptabilisé dans le temps de travail
  • En cas d’absence, le temps de travail pourra être ramené à 7h52 et donnera lieu à récupération ultérieure
  • Travail sur écran

 

 

Tous les postes proposés au Conseil départemental du Val d'Oise sont handi-accessibles

 

 


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Informations sur l'employeur

Conseil Départemental - Val-d’Oise

À propos

Le Conseil départemental est l’assemblée délibérante du département en tant que collectivité territoriale, formée par la réunion des conseillers départementaux (ex-conseillers généraux). Dans un sens plus général, ce terme a fini par désigner la collectivité elle-même.   Trois critères définissent cette collectivité territoriale :   El