AGENT D'ACCUEIL & de SECRETARIAT

Communauté de communes de la Vallée de Saint-Amarin

 Titulaire ou contractuel  ST AMARIN Le 04 juin  118 vues


Descriptif du poste

Offrir un accueil de qualité afin de donner une bonne première image de la Communauté de communes et assister la direction générale et différents services pour garantir un bon fonctionnement de la collectivité, notamment dans le suivi et la préparation des réunions communautaires (Conseils et Bureaux).

Missions

Assurer la première réception de qualité sur place ou par téléphone des usagers, des interlocuteurs et les orienter



Accueillir les interlocuteurs par téléphone et rechercher le correspondant dédié, transmettre l'appel en procédant aux filtrages nécessaires, prendre les messages si nécessaire



Accueillir physiquement les visiteurs, les orienter, et procéder aux filtrages nécessaires



Saisir et mettre en forme des documents informatiques, (courriers, tableaux, arrêtés) de différents services



Gérer le courrier entrant et sortant. Réception du courrier, affranchissement etc



Assurer des activités de secrétariat/assistance pour la direction générale, le service RH et le service Aménagement du territoire



Procéder à la mise à jour des coordonnées des contacts (tableur contact, fichier général sur Outlook...),



Se charger de la reliure de tous les registres



Veiller à la gestion des cartes de transports pour les collégiens du Collège de Saint-Amarin (Assister les usagers pour la gestion des transports, relayer à temps les cartes de transport destinées aux élèves, gérer le remplacement des cartes de transport perdues ou volées)



Veiller à la bonne préparation et au bon suivi des réunions et instances communautaires officielles (réunions, Bureaux et Conseils). Trier, imprimer, classer, numériser et préparer les documents nécessaires aux séances des instances communautaires et aux manifestations protocolaires. Préparer les comptes-rendus, les procès-verbaux, les extraits des décisions et délibérations, et les registres annuels des Bureaux et des Conseils. Transmettre au contrôle de légalité via la plateforme dématérialisée les documents nécessaires



Organiser les réunions: préparer les salles, planifier la venue des prestataires extérieurs (traiteurs, services, ménages...).



Gérer et suivre les stocks de matériels et fournitures courantes de bureau (notamment les agendas) et autres (exemple café, boissons pour réunions etc.), ainsi que le matériel nécessaire à l'entretien des locaux



Participer au bon déroulement de la procédure de mandatement des devis et des factures

Informations complémentaires

Rémunération statutaire, régime indemnitaire, participations mutuelle & prévoyance, chèques déjeuner, prime de fin d'année etc.