Secrétaire de mairie (h/f)

Mairie de Cazevieille

 Titulaire ou contractuel  CAZEVIEILLE Le 03 mai  75 vues


Descriptif du poste

Sous la directive des élus et du secrétariat général, la/le secrétaire de mairie met en œuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.

Missions

1 - Accueillir, renseigner la population et instruire les dossiers sur les domaines de : l'état civil, les élections, l'urbanisme, l'aide sociale.
2 - Assister et conseiller les élus, préparer le conseil municipal, les délibérations, les commissions, les arrêtés du maire.
3 - Préparer, mettre en forme et suivre l'exécution du budget.
4 - Préparer et suivre les marchés publics et les subventions.
5 - Gérer la comptabilité : engagements de dépenses et titres de recettes.
6 - Gérer le personnel (gestion des carrières, congés, retraite, paie).
7 - Gérer le patrimoine communal et suivre les travaux.
8 - Gérer les services communaux existants (salle, location matériels, associations...)
9 - Gérer et développer les liens avec les structures intercommunales et les partenaires.

Assurer l'assistance et le conseil aux élus
- Élaborer et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal
- Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques
- Préparer et suivre le conseil municipal (présence obligatoire aux réunions mensuelles)
- Préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal et les actes administratifs du maire
- Garantir le traitement des courriers et courriels / Prise de rendez-vous pour le maire, les adjoints et les différentes commissions communales

Préparer les budgets et garantir la gestion financière de la commune
- Préparer avec les élus, mettre en forme et exécuter le budget (dépenses, recettes, régies) Présence obligatoire aux réunions de préparation du budget.
- Assurer le suivi des emprunts, des immobilisations (inventaire/actif)
- Préparer et suivre des dossiers de subventions, suivre les marchés publics.

Assurer la gestion du personnel et garantir le suivi des carrières
- Suivre les carrières du personnel (du recrutement à la retraite) en lien avec le CDG
- Réaliser les paies et l'établissement des états mensuels et annuels
- Assurer le suivi des temps pour l'ensemble des agents (congés, gestion des absences et récupérations)
- Elaborer le plan de formation et en assurer le suivi, création du Document Unique des risques

Assurer le bon déroulement des élections
- Tenue des listes : inscriptions / radiations
- Préparation de la commission administrative, présence
- Tableaux de préparation des scrutins
- Permanence lors des scrutins et secrétariat lors du dépouillement

Suivre les dossiers liés au cimetière
- Délivrance de concessions, renouvellement, gestion du fichier et mise à jour des plans et des registres / Mise en application de la législation funéraire

Assurer la gestion des équipements municipaux
- Actualisation et suivi des assurance / registre et commission sécurité / contrats de maintenance / locations de salles et matériels

En complément de l'assistance administrative :

Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Renseignement, orientation des habitants et des associations
- Autorisations administratives diverses

Suivre les dossiers liés à l'état civil
- Rédaction des actes de décès et des documents annexes, des actes de mariage, des actes de reconnaissance, préparation des dossiers de mariage , enregistrement des avis de naissance, des transcriptions de décès
- Tenue des actes (décès, mariage, divorce, nationalité, notoriété, pacs etc.) et établissement ou mise à jour de livrets de famille
- Traitement des demandes d'actes de naissance - Demandes notariales - Relations avec l'INSEE

Suivre les dossiers liés à l'urbanisme
- Renseignement aux usagers
- Registre des permis de construire et des déclarations de travaux,
- Enregistrement, gestion, affichage, instruction réglementaire
- Renseignements des notaires, déclaration d'intention d'aliéner

Informations complémentaires

Informations complémentaires :
-Prise de fonction dès que possible
25h hebdomadaires - Planning en fonction des heures d'ouverture au public.
Présence obligatoire lors des réunions du conseil municipal (en soirée).
Rémunération indiciaire + Rifseep + COS + participation prévoyance et santé.

Adresser un CV, une lettre de motivation et dernier arrêté de situation (si fonctionnaire) par mail à
[email protected] ou par courrier Mairie de Cazevieille - 151 rue du Pic Saint Loup - 34 270 CAZEVIEILLE