Assistante de direction

Mairie de Lingolsheim

 Titulaire ou contractuel  LINGOLSHEIM Le 29 avr.  86 vues


Descriptif du poste

Sous l'autorité du Maire, vous exercez les missions suivantes :

Missions :
Gérer l'organisation des activités du Maire et des élus
Organiser, suivre les réunions et les délibérations du Conseil Municipal
Gérer et suivre le courrier du Maire et des élus
Travailler en transversalité avec les services municipaux
Organiser les réceptions

Missions

Activités :
Accueil Assurer l'accueil physique et téléphonique
Gestion des agendas Organiser l'agenda et les affaires courantes de Madame le Maire, le 1er adjoint et le Directeur Général des Services.
Gérer et suivre le courrier, courriel et télécopie
Réaliser et mettre en forme les travaux bureautiques
Suivre les projets et les activités de la Direction
Préparer et suivre les séances du Conseil Municipal avec la Directrice Générale des Services
Gérer le planning des réunions
Transmettre les délibérations et arrêtés du Conseil Municipal au contrôle de légalité dématérialisé
Maintenir à jour le carnet d'adresses
Travailler en transversalité avec les services municipaux
Ouvrir et trier le courrier entrant et l'enregistrer dans la GED
Protocole (Lors de l'organisation d'évènement)
Régisseur d'avances
Tenir à jour le journal des opérations de la régie
Reconstituer la régie en cas de nécessité
Assurer le dépôt de fond et le vérifier avec l'agent de la Comptabilité Publique
Réceptions Organiser les réceptions avec le responsable de la vie associative et animations
Assurer l'affranchissement et l'envoi du courrier
Vérifier la recette du marché avec le régisseur
Déposer les encaisses au coffre
Mettre à jour et suivre les licences de taxi de Lingolsheim (changement de véhicule, de locataire, de propriétaire)
Vente au déballage : enregistrer et vérifier la conformité de la réglementation

Informations complémentaires