Un secrétaire d'Elu-e-s (h/f)

Mairie de Nantes

 Titulaire ou contractuel  Nantes Le 18 mars  194 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Type de contrat

Titulaire ou contractuel

Catégorie

C

Domaine d'activité

Affaires générales

Filière

Administrative

Niveau d'expérience

Non Communiqué

Descriptif du poste

Direction générale du secrétariat général 

Direction vie des assemblées

La direction vie des assemblées ville de Nantes a en charge le suivi des différentes instances de décision et de coordination municipales et assure aux élus les moyens matériels et humains nécessaires à la bonne réalisation de leurs missions.

Missions

Vos missions

Rattaché-e à la Direction Vie des assemblées, et sous l'autorité directe des élu-es, vous assistez les élu-e-s en termes d'organisation générale, de gestion, de suivi de dossiers, de communication, d'information, d'accueil et de classement.

Profil demandé

Vos activités

A ce titre vous assurez les activités suivantes :

 

  • Accueil, information et relation (physique et téléphonique)

    Vous êtes l’interface entre les élu-e-s et leurs partenaires internes et externes.

    Vous renseignez et orientez ou relayez si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, vous analysez les demandes et leur niveau d’urgence.

     

  • Organisation de la vie professionnelle des élu-e-s, suivi des projets, des dossiers et de l'activité

    Vous suivez et intégrez les priorités liées aux engagements des élus dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.

    Vous assurez la gestion des agendas (Outlook), rendez- vous et déplacements des élus en fonction de leurs priorités.

    Vous avez un rôle d'alerte auprès des élu-e-s, notamment en leur rappelant les informations et échéances importantes. Pour ce faire, vous devez suivre, traiter et partager la vie et l'actualité de la collectivité et de la vie politique (interne, externe).

     

  • Gestion administrative et coordination de l'information, rédaction et utilisation des outils informatiques

    Vous assurez le suivi du courrier adressé par voie postale et électronique (réception, distribution, réponse).

    Vous rédigez ou mettez en forme des documents divers à partir de consignes plus ou moins précises des élu-e-s (compte-rendus, notes, courriers, tableaux de suivi).

 

 

Votre profil

Vous manifestez un intérêt particulier pour la vie de la collectivité, connaissez son organisation et son fonctionnement.

Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (Libre Office Writer, Calc, messagerie et agenda Outlook), les techniques de prise de note, et disposez d'un esprit de synthèse et de capacités rédactionnelles confirmées.

 

Vous savez travailler, en autonomie et faites preuve d’anticipation et de réactivité afin de prioriser vos activités en fonction des urgences. Vous faites preuve de discrétion et de confidentialité.

Vos qualités relationnelles, votre sens du service rendu à l'usager et votre adaptabilité à tout type d' interlocuteur sont un atout essentiel pour ce poste.

 

En application du principe d’égalité d'accès aux emplois publics, vous pouvez accéder à cet emploi (recrutement par voie statutaire) :

- si vous êtes fonctionnaire de catégorie C,

- si vous êtes sur une liste d'aptitude donnant accès au cadre d'emplois des adjoints administratifs,

- ou si vous êtes reconnue ou reconnu travailleur handicapé et que vous justifiez des diplômes ou du niveau d'études exigés aux concours externes.

Cet emploi est également accessible sans concours (accès à l'échelle C1, première échelle du grade).

Informations complémentaires

Pour tous renseignements complémentaires sur le poste, vous pouvez contacter : Marie HUCHET, à la cellule de gestion du secrétariat général, au 02.40.41.55.58.

Pour le suivi de votre candidature, vous pouvez contacter : Sandrine GIRAUDET, assistante EMC, portefeuille EMCRH N°3, au 02.52.10,81,29.


Faites jouer votre réseau

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Informations sur l'employeur

Mairie de Nantes

Commune et commune nouvelle

À propos

/// Ville de Nantes, CCAS et Nantes Métropole /// Avec ses 630 000 habitants et ses 24 communes, Nantes Métropole représente le 1er pôle urbain du grand ouest. Nantes est la 6e ville de France. Dynamique, elle attire chaque année 4 000 nouveaux habitants et de nouvelles entreprises. Nantes et sa métropole s’appuient sur les atouts d’un territoire solidaire, collaboratif, audacieux, créatif et « complètement &a