Assistant de direction (h/f)

Annemasse Agglo

 Titulaire ou contractuel  ANNEMASSE Le 13 avr.  161 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

Sous la direction des services techniques vous serez en charge d'assurer le secrétariat de la Direction des Services Techniques.

Missions

1. Assurer une gestion du secrétariat de la Direction des Services Techniques
* Traiter le courrier, mails, pour l'ensemble des services techniques à l'aide des outils dématérialisés fournis.
* Mettre en forme les notes de service, rapports de direction, courriers, délibération, compte-rendu et notes de service rédigés par le directeur, les chefs de service et le bureau d'études,
* Accueil physique et téléphonique gestions des appels téléphoniques avec filtrage.
* Gérer l'agenda du Directeur des Services Techniques : organisation des rendez-vous, planning des réunions, collecter planning des congés des responsables des différents services techniques.
* Assurer la gestion permanente et cohérente du classement et du suivi des dossiers pour le Directeur des Services Techniques et certains chefs de service
* Organiser la communication avec les différents responsables des services techniques.
* Etablir les bons de commande et assurer la gestion et le contrôle de factures dans le logiciel CIRIL, des opérations gérées par la Direction des Services Techniques jusqu'à la validation
* Gérer certains tableaux de suivis sur EXCEL pour le Directeur, notamment le suivi des consommations de budgets des services, des consommations en énergies des différents ouvrages gérés par la DST
* Suivi des réclamations en contact avec les différents services concernés.
* Etablissement des arrêtés de permissions de voiries sur les domaines de la voirie d'intérêt communautaires (ZAE, voies bus et tramways (TCSP)
* Assurer la communication avec notamment les entreprises des ZAE avant tout démarrage de travaux en relation avec le directeur et en lien avec le service Communication.
* Référente DST Archives.


2. Assurer le suivi de commission et réunions périodiques
* Participation aux réunions de services avec prise de notes.
* Convocations, documents techniques de support, prises de notes et rédactions des comptes rendus, diffusion, courriers.

Informations complémentaires

Organisation de travail :

Travail sur 4.5 jours en moyenne, 36h30 et 22 jours de congés annuels 7.5 RTT

Les petits plus (sous certaines conditions en fonction du contrat et de l’ancienneté) :

Prime annuelle, Complément indemnitaire annuel, Tickets restaurants, remboursement trajet domicile-travail (abonnement train, bus et tram uniquement), Participation d’Annemasse Agglo à la protection sociale complémentaire des agents (sous conditions 6 mois d’ancienneté), comité d’entreprise : le CNAS (Comité National d’Action Sociale, sous conditions d’ancienneté).