Référent accueil et instruction (H/F)

Conseil Départemental - Aube

 Titulaire ou contractuel  TROYES Le 08 avr.  43 vues


Descriptif du poste

Dans le cadre des diverses dispositions découlant de la loi du 11 février 2005 " Pour l'égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées ", le (la) Référent(e) accueil et instruction est géographiquement et administrativement rattaché(e) à la MDPH 10 sous la Responsabilité hiérarchique et fonctionnelle directe du responsable de la Mission accueil et instruction des demandes. Le (la) référent(e) accueil et instruction a pour responsabilité : d'assurer les tâches résultant du dépôt des dossiers de demandes dont il (elle) assure le traitement dans le respect des procédures. Il (elle) doit veiller tout à la fois, à la qualité d'instruction et à la célérité de leur traitement. Il (elle) assure l'accueil physique et téléphonique, le conseil et l'orientation des usagers de la MDPH, la gestion du courrier et une participation à la gestion administrative quotidienne des dossiers de demandes déposés à la MDPH.

Missions

Activités :

LOGISTIQUE GENERALE
Mise en œuvre opérationnelle de l'espace d'accueil
Ouverture et fermeture des portes
Mise à disposition des supports d'information et agencement des présentoirs
Affichage des supports de communication.
Préparation des dossiers vierges et approvisionnement des antennes et partenaires.

ACCUEILS PHYSIQUES ET TELEPHONIQUE DE PREMIER NIVEAU:
Assurer l'accueil physique et l'information technique des usagers.
Répondre aux appels téléphoniques et assurer le transfert et/ou le suivi des appels.
Ecoute, évaluation des demandes, traitement ou orientation vers les référents dossiers, conseillers d'analyse technique... ou partenaires compétents,
Délivrance de renseignements concernant le dossier ou les demandes à partir du système d'information.
Saisie des informations concernant l'accueil dans le système d'information.
Mise à disposition des usagers, des formulaires et autres supports d'information.
Accueils spécifiques de personnes convoquées : ITEC, CDAPH, consultations médicales et psychologiques.

PARTICIPATION A L'INSTRUCTION ADMINISTRATIVE LORS DES ACCEUILS PHYSIQUES:
Accompagnement des usagers dans la constitution du dossier et la formulation du projet de vie.
Vérification de la recevabilité des dossiers déposés.
Signalement des pièces manquantes.
Enregistrement des dossiers de demandes de compensation déposés.
Gestion des documents divers transmis par courrier.

COMMUNICATION DE DOCUMENTS AUX USAGERS :
Réception des demandes de communication de dossiers, de documents médicaux, de copies de notifications.
Préparation des documents en lien avec l'EP.
Vérification des informations concernant les CMI sur le site de l'IN.

GESTION DU COURRIER :
Gestion du courrier (arrivée et départ),
Datage, tri et diffusion du courrier arrivé.
Transmission du courrier départ.
Numérisation des pièces des dossiers du flux,

ACCUEILS PHYSIQUES ET TELEPHONIQUE :
En relais et sur sollicitation des référents accueil : Assurer un accueil physique personnalisé et l'information technique des usagers.
Répondre aux appels téléphoniques directs et assurer le suivi des appels.

INSTRUCTION ADMINISTRATIVE :
Instruction administrative et informatique quotidienne des dossiers réceptionnés,
Gestion des courriers, numérisation des documents,
Etude de la compétence territoriale de la MDPH (DDS).
Saisie des informations dans SOLIS.
Etude de " recevabilité " (réclamation des pièces manquantes, classement des pièces, délivrance des accusés de réception...),
Suivi et gestion des dossiers en attente de pièces de recevabilité et/ou irrecevables.
Saisie des propositions de rejet pour irrecevabilité.

PREPARATION DES INSTANCES D'EVALUATION (cellule de pré-tri) :
Saisie dans SOLIS des demandes exprimées,
Saisie dans SOLIS des données CERFA,
Editions des fiches de synthèse.

GESTION ADMINISTRATIVE COURANTE :
Epuration et mise à jour des documents relevant de sa compétence,
Classement des documents divers,
Gestion des dossiers : Transfert des dossiers administratifs (envoi et réception),
Duplicata des notifications de décisions.

GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS :
Numérisation du contenu des dossiers papiers du stock,
Numérisation des pièces des dossiers du flux,
Assurer la préparation des dossiers à numériser : tri des pièces, classement, positionnement des intercalaires.
Vérification de la numérisation et tâches de gestion annexes.
Garant du contenu du dossier électronique, dans le respect du plan de classement, des procédures de traitement et des règles d'accès aux documents.

TACHES TRANSVERSALES VISANT A LA CONTINUITE DE SERVICE PUBLIC :
Remplacement des collègues, en période de congés,

SPECIFICITES DU POSTE :
Activité soumise au respect du secret professionnel,
Accès à des informations sensibles et médicales,
Possibilité d'un partage de temps avec d'autres activités, groupe de travail, actions spécifiques.....

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