Assistant(e) de direction DAC

Conseil Départemental - Val-d’Oise

 Titulaire ou contractuel  CERGY Le 17 mars   + de 500 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Type de contrat

Titulaire ou contractuel

Catégorie

B

Domaine d'activité

Affaires générales

Filière

Administrative

Cadre emploi

Rédacteur territorial

Niveau d'expérience

De 1 à 3 ans

Descriptif du poste

Direction de l’Action Culturelle – Cergy-Pontoise

 

 

Définition du poste :

L'assistant(e) de direction intervient en appui auprès de la direction de la DAC et assure l'interface entre les partenaires externes et internes de la collectivité. Il organise l'accueil centralisé de la Direction.

Missions

  • Gestion de l'agenda de la Directrice
  • Préparation des dossiers et élaboration de supports de présentation pour les diverses interventions de la Directrice
  • Veille quotidienne de la messagerie de la Directrice : instruction et rédaction de projets de réponse en lien avec les chefs de service de la direction
  • Organisation des diverses réunions mensuelles de la direction, préparation des ordres du jour et rédaction des comptes rendus / relevés de décision
  • Rédaction et mise en forme de courriers, notes, comptes rendus et travaux bureautiques divers
  • En tant que référent du logiciel Elise, gestion du suivi des courriers numérisés de la DAC et veille sur le respect des délais de réponse sur les courriers signalés et recommandés, rédigés par les services DAC
  • Veille à la circulation optimale et cohérente des parapheurs et relecture des courriers mis en signature
  • Référent(e) RH pour la DAC (recueil des informations sensibles, accompagnement et conseil, gestion et coordination des parts modulables, promotions et indemnités
  • Encadrement hiérarchique des 2 agents du secrétariat de la direction
  • Coordination, hiérarchisation et circularisation des divers événements culturels
  • Coordination des validations des outils de communication de la direction
  • Gestion et mise à jour de l'arborescence du classement informatisé de la direction partagé en réseau
  • Tenue, classement et archivage des dossiers
  • Appui administratif aux sites externes de la DAC en fonction des besoins

Profil demandé

Technique :

  • Qualités rédactionnelles et maîtrise de l'orthographe élevées
  • Définir et gérer les priorités, anticiper les actions à court et moyen terme, mettre en œuvre les alertes pour la direction
  • Discerner les informations sensibles, les enjeux
  • Capacité à définir une procédure, la mettre en œuvre et l'adapter
  • Maîtrise des outils bureautiques

Relationnel :

  • Rigueur, réactivité
  • Travailler en équipe
  • Autonomie et capacité d’initiative
  • Disponibilité
  • Diplomatie, discrétion professionnelle
  • Sens de la confidentialité dans le partage d'informations sensibles avec la direction

Informations complémentaires

Profil :

Ce poste est ouvert aux rédacteurs territoriaux bénéficiant d'une expérience confirmée dans le domaine du secrétariat

 

 

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Informations sur l'employeur

Conseil Départemental - Val-d’Oise

À propos

Le Conseil départemental est l’assemblée délibérante du département en tant que collectivité territoriale, formée par la réunion des conseillers départementaux (ex-conseillers généraux). Dans un sens plus général, ce terme a fini par désigner la collectivité elle-même.   Trois critères définissent cette collectivité territoriale :   El