ASSISTANT ADMINISTRATIF DES INSTANCES (F/H)

Mairie de Saint-Malo

 Titulaire ou contractuel  ST MALO Le 05 mars  157 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

Sous l'autorité du Responsable du pôle Réglementation, l'assistant administratif organise et planifie les réunions des instances. Il participe également à la gestion courante de la direction.

Missions

1. Organisation et planification des réunions des instances :
o Faciliter la planification et l'anticipation des échéances des instances
o Organiser, préparer le secrétariat
o Participer aux réunions préparatoires et aux réunions des instances consultatives (Comité Technique et Comité d'Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail)
o Respecter les délais de transmission des documents avant les réunions
o Veiller au bon déroulement matériel et logistique des séances et à la qualité de l'accueil des participants en collaboration avec la Responsable du service Bien-être (CHSCT)
o Rédiger et diffuser les comptes rendus et procès-verbaux des réunions d'instance et des groupes de travail afférents

2. Gestion courante du secrétariat de la direction :
o Gérer les appels téléphoniques et les agendas partagés des responsables de pôle
o Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
o Gérer les courriers reçus : enregistrement, scan, diffusion, suivi des réponses apportées et classement
o Gérer le flux des parapheurs
o Réaliser des travaux de tri, de classement et d'archivage

3. Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
o Rédiger tous types de courriers
o Réaliser des diaporamas

Activités spécifiques :
o Diffuser les arrêtés de composition des instances
o Participer, dans le cadre des élections des représentants du personnel, à la logistique de préparation et de réalisation des opérations de vote

Informations complémentaires

Merci d'adresser votre candidature avant le 21 mars comprenant lettre de motivation, CV et dernier arrêté de situation administrative à Monsieur le Maire Direction des Richesses Humaines - Service Recrutement- Hôtel de Ville CS 21826 35418 Saint-Malo ou par email : jecandidate@saint-malo.fr en précisant bien l'intitulé du poste et le numéro de l'offre d'emploi et en indiquant impérativement votre grade actuel. Recrutement selon conditions statutaires, par voie de mutation, détachement ou inscription sur liste d'aptitude ou à défaut contractuel