UN ASSISTANT DE GESTION

Conseil Départemental - Vaucluse

 Titulaire ou contractuel  AVIGNON Le 03 mars  170 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

Assure de façon autonome l'instruction, la
gestion et le suivi de demandes ou de
dossiers dans le domaine d'activité qui
incombe au service
Recueille et traite les informations
nécessaires au fonctionnement
administratif et logistique du service
Coordonne, en lien avec le supérieur
hiérarchique, les modalités d'intervention
des différents secrétariats qui composent
le service (ALED, MNA, Administration
Ad'Hoc)
Elabore et met à jour les tableaux de bord
et d'activité du service à des fins
statistiques et organisationnels

Missions

Instruction, préparation et suivi des dossiers dans le respect des procédures de la collectivité, gestion de l'agenda et des plannings
des cadres, accueil physique et téléphonique pour les cadres du service
Organisation, prise de notes et rédaction des compte-rendus des réunions de
services et des réunions partenariales
Coordination, planification et suivi administratif du service : tri, enregistrement
et ventilation du courrier arrivé, gestion, contrôle et suivi des parapheurs,
coordination des plannings de congés, liaison administrative avec les autres
services de la Direction Enfance Famille, commandes des fournitures...
Gestion de l'information, du classement et de l'archivage des documents
Réalisation, mise en forme et suivi des travaux bureautiques (courriers, notes...)
Conception et mise à jour des tableaux de bord et d'activités
Mise à jour régulière des procédures du service
Autres activités :
Suppléance des autres secrétariats du service en cas d'absence afin de gérer les
dossiers urgents
Préparation et réalisation de notes à la demande de la hiérarchie
Préparation des déplacements professionnels des cadres du service

Informations complémentaires

- Temps de travail : 100 %
- Autres contraintes : Disponibilité
ponctuelle en dehors des horaires
classiques
-Lieu de travail : AVIGNON

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