Assistant de direction (h/f)

Conseil Départemental - Haute-Marne

 Titulaire ou contractuel  CHAUMONT Le 26 févr.  122 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

Au sein de la direction des ressources humaines, sous l'autorité hiérarchique du/de la directeur/trice des ressources humaines, la ou l'assistant(e) de direction apporte une aide permanente au/à la directeur/trice en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers (fiche C1E/12 du CNFPT).

Missions

- accueil téléphonique/physique et traitement des messages électroniques :
o orientation et conseil dans leurs démarches des interlocuteurs internes et externes qui formulent une demande (dont transmission de message aux services gestionnaires)

- suivi des projets et activités de la direction :
o Suivi du courrier " arrivée " de la direction (y compris messages électroniques), répartition (y compris copie pour information), distribution,
o Suivi des suites données au courrier " réservé ",
o Gestion et suivi du portail agent (accusé réception des informations, affectation des demandes, suivi des demandes, exploitation statistiques des demandes et bilan régulier de l'utilisation (agents et gestionnaires))
o Suivi des suites à donner évoquées en comité de direction générale (relevé de décisions concernant la direction établie par la directrice)
o Suivi des dossiers présentés en commission permanente et en conseil départemental : gestion et suivi du parapheur navette de la direction (dont respect des échéances par les rédacteurs, vérification de la complétude des dossiers (documents de travail), transmission des délibérations exécutoires pour suites à donner aux services instructeurs de la direction),
o Suivi de la complétude des dossiers et des suites à donner aux instances paritaires (CT, CHSCT, CAP) : tableau de synthèse de restitution à la suite des séances en attente des PV notifiés, suivi de la diffusion des procès-verbaux (notamment sur intranet),
o Suivi des suites à donner évoquées en réunion trimestrielle du dialogue social,
o Gestion de l'intendance de la direction (fournitures, mobilier,...)
o Gestion de la remise des titres repas pour la direction
o Gestion de la distribution et de la mise sous pli des bulletins de paie et de la lettre interne (Cabinet du Président)
o Instruction du dossier des médailles et de la cérémonie de remise

- organisation et planification des réunions :
o Planification, préparation et organisation des réunions des chefs de service et chargé de projet de la direction (tenue/suivi du dossier dématérialisé de la réunion, réservation salle et organisation matérielle, convocation, rédaction de l'ordre du jour, préparation des documents de présentation (fiche de synthèse, diaporama,...), vérification de la complétude des dossiers, prise de note en réunion, rédaction et diffusion du compte-rendu,
o Planification, préparation et organisation des réunions trimestrielles du dialogue social (tenue/suivi du dossier dématérialisé de la réunion, recueil des points à inscrire à l'ordre du jour, rédaction de l'ordre du jour, préparation de diaporama, vérification de la complétude des dossiers, réservation salle et organisation matérielle, convocation (notamment information de la hiérarchie des agents), prise de note en réunion et diffusion du compte-rendu,

- réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
o préparation et diffusion des notes de service de la direction,
o préparation des dossiers de la direction présentés en Ire commission,
o Réunions thématiques de la direction générale : préparation des documents de présentation (fiche de synthèse, diaporama,...),
o En cas de besoin, secrétariat d'appui pour les services de la DRH

- organisation de la vie professionnelle du directeur :
o Tenue de l'agenda, prise de rendez-vous, rappel des informations importantes et transmission de messages,
o Organisation des déplacements,
o Suivi des plannings prévisionnels d'activités des services (planification instances paritaires, des groupes de travail, des projets de la direction,...)
o Planification et suivi des points hebdomadaires avec les chefs de service et chargé de projet, de la direction
o Planification et suivi des entretiens professionnels avec les chefs de service et chargé de projet, de la direction
o Suivi de la planification des congés des chefs de service de la direction (et des suppléances par les chefs de service adjoint)

- toute mission ponctuelle confiée par le directeur
- Suppléance de l'assistante de direction générale

Contractuel de droit public
sur le fondement de l'article 3-1 de la Loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale

Groupe de fonction R.I.F.S.E.EP. : B2

Sujétion : x

Conditions d'exercice :
- horaires avec amplitude variable en fonction des obligations du service public

Informations complémentaires :
- Tickets restaurants, association amicale.

Informations complémentaires

Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation + curriculum vitae) à :

À Monsieur le Président - Conseil Départemental de la Haute-Marne - 1, rue du Commandant Hugueny - 52000 Chaumont

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