Assistante de Direction

Mairie de Bourg-lès-Valence

 Titulaire ou contractuel  PORTES LES VALENCE Le 23 févr.  90 vues


Descriptif du poste

Veiller à proposer une interface de qualité entre les élus de la municipalité (Maire et élus) et leurs administrés.
Contribuer à maintenir et développer la qualité de l'image publique de la collectivité.

Missions

Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers sollicitant un rendez-vous avec le Maire ou les élus.
Traiter les demandes en proposant une information de premier niveau et/ou en orientant les usagers.
Préparer et planifier les rendez-vous du Maire et des élus.
Tenir à jour les dossiers en cours, effectuer des relances.
Assurer la gestion des permanences du Maire et des élus (information du public et de l'accueil, suivi dossier).
Tenir à jour les dossiers suivi par le Cabinet, effectuer des relances.
Saisir des courriers, des compte-rendus, des documents, transmettre des informations.
Classement et archivage.
Assurer la gestion de l'agenda du Maire et planifier sa présence aux diverses manifestations événementielles entourant sa fonction.
Tenir à jour l'agenda des manifestations bourcaines en lien avec le service communication : tri des invitations, saisie informatique et alimentation de la base de données, inscription des participants, et participation à l'organisation des évènements.
Rédiger des courriers (félicitations naissance, décès, mariages, autres ou aux particuliers), des compte-rendus, saisir des documents divers.
Assurer un travail de préparation administrative concernant les vœux aux habitants (réception des inscriptions).
Assurer la gestion des retours d'invitation.
Assurer la gestion des dossiers mariage (préparation).

Informations complémentaires

Lettre de motivation et CV à adresser par mail :
veronique.costerousse@bourg-les-valence.fr