Gestionnaire des assemblées et référent archives (H/F)

Mairie de Ploërmel

 Titulaire ou contractuel  PLOERMEL Il y a 2 jours  23 vues


Descriptif du poste

Placé sous l'autorité du responsable du service administration générale, au sein du service des assemblées, vous aurez la responsabilité d'organiser, de préparer et d'assurer le suivi des assemblées (conseil municipal, bureau de la majorité municipale) de la ville de Ploërmel (10 000 habitants) avec les objectifs de sécurité juridique et de rapidité du processus. Vous assurerez auprès de l'ensemble des collaborateurs également la mission de référent " archives ".

Missions

* Gestion des assemblées
 Elaborer le calendrier des instances
 Collecter, relire, corriger et mettre en forme les projets de délibérations et autres documents en amont des assemblées en collaboration avec les services
 Conseiller les services, assurer un contrôle préalable des actes
 Elaborer les ordres du jour
 Constituer les dossiers de référence, effectuer les tirages et envoyer les convocations
 Préparer l'organisation matérielle des séances en lien avec les services compétents
 Formaliser les délibérations et autres actes administratifs pour mise à la signature puis transmission au contrôle de légalité
 Diffuser aux services les actes administratifs rendus exécutoires
 Rédiger les comptes rendus, les procès-verbaux des instances
 Gérer l'affichage des actes administratifs
 Etablir le recueil des actes administratifs et tenir les différents registres (délibérations, décisions, arrêtés)
 Mettre en œuvre la convocation électronique des élus
 Gérer les assemblées de Ploërmel Communauté en cas d'absence du gestionnaire dédié
 Assurer le secrétariat du service des assemblées (courriers, tableaux de bords, etc...)

* Gestion des archives
 Concevoir et mettre en œuvre les procédures et actions d'archivage (guide d'archivage, tableau de gestion, plan de classement, tableau de recolement, etc...)
 Accompagner les services dans le déploiement des procédures définies, mettre en place une méthodologie et des outils à leur destination
 Elaborer des instruments de recherche des archives, être le garant de la qualité et de la conservation des fonds

Vos missions occasionnelles :
* Assurer un appui administratif sur des missions du service administration générale
* Assurer ponctuellement le remplacement de l'agent d'accueil du siège de l'hôtel de ville et communautaire

Informations complémentaires

Poste à temps complet à pourvoir dès que possible
Cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux (catégorie B) ou des adjoints administratifs (catégorie C). Rémunération selon conditions statutaires + CNAS + régime indemnitaire + participations employeur contrats labellisés complémentaires santé et/ou maintien de salaire et/ou tickets restaurants après une durée d’emploi de six mois au sein de la collectivité.
Adresser CV et lettre de motivation à :
Monsieur le maire • BP 133 • 56804 Ploërmel Cedex
ou par mail à drh@ploermel.bzh avant le 22/01/2021
La date prévisionnelle des entretiens est fixée le 29/01/2021

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