ASSISTANT ADMINISTRATIF, CHARGE DE L'ACCUEIL (H/F)

Saint-Malo agglomération

 Titulaire ou contractuel  CANCALE Le 29 oct.  68 vues


Descriptif du poste

Saint-Malo Agglomération regroupe aujourd'hui 18 communes, qui représentent plus de 80 000 habitants. SMA gère et contrôle des services publics tels que la collecte et le traitement des déchets, le transport public et la politique de mobilité. SMA développe avec ses communes membres des projets structurants pour le territoire en matière de développement économique, de tourisme, d'appui à l'enseignement supérieur, d'habitat, d'environnement, d'aménagement de l'espace, d'eau et d'assainissement et de relais assistants maternels. Ces projets ont pour objectif d'assurer le développement du territoire, et d'offrir des services publics de qualité répondant aux besoins des habitants.

La Direction Ressources et Moyens cherche son Assistant(e) administratif(ve) en charge de l'accueil.

Recrutement par voie de mutation, détachement ou liste d'aptitude ou direct.

Missions

Activités principales :
- Accueil physique et téléphonique du public et orientation vers les services ou organismes concernés,
- Prise de messages téléphoniques,
- Gestion du courrier du service : réception, enregistrement et tri,
- Gestion de la boîte mail numérique : distribution et régularisation,
- Tenue de l'accueil,
- Tri, classement et archivage des dossiers du service,
- Réalisation de travaux de bureautique : élaboration de courriers, de comptes rendus et de tableaux de bord,
- Réservation des salles de réunions,
- Gestion administrative notamment dans le suivi des délibérations,
- Gestion comptable des contributions et cotisations de la collectivité,
- Suivi des prestations des marchés d'archivage, d'entretien des locaux et d'entretien des vitres,
- Aide à la gestion des Conseils et des Bureaux Communautaires,
- Organisation de l'approvisionnement des cocktails communautaires,
- Elaboration des recueils des actes administratifs,
- Suivi de gestion des registres des actes administratifs,
- Suivi du dossier " Contrats aidés " des communes : réception et contrôle des documents réclamés par courrier, élaboration d'un tableau récapitulatif, demande de versement de la participation au service Finances,
- Suivi du dossier " Dépôts de plaintes " : enregistrement, élaboration des courriers et des décisions,
- Suivi des retours de délibérations des Conseils Municipaux,
- Affichage des actes administratifs, des enquêtes publiques, des comptes rendus des Comités Syndicaux du Pays,
- Enregistrement, suivi et classement des actes notariés de cessions et d'acquisitions,
- Classement numérique des conventions des différents services,
- Contrôle mensuel et trimestriel des permis de conduire.

Activités occasionnelles :
- En l'absence du secrétariat général : enregistrement et distribution du courrier, assistance au Directeur Général des Services pour la préparation du rendez-vous Président,
- En l'absence de l'appariteur : affranchissement du courrier départ ou des colis, réservation des véhicules, livraison des documents sur les différents sites, gestion des factures relatives aux commandes et fonctionnement de la maintenance, accueil des entreprises d'intervention,

Informations complémentaires

Merci d'adresser votre candidature par mail ou par voie postale à l'adresse suivante : Saint-Malo Agglomération, 6 rue de la Ville Jégu 35260 CANCALE avant le 15 novembre 2019.

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