Secrétaire du Cabinet du Maire et de la communication/démocratie participative

Mairie de La Teste-de-Buch

 Titulaire ou contractuel  LA TESTE DE BUCH Le 28 oct.  53 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

Sous l'autorité du Directeur de cabinet, l'agent apporte une aide permanente au cabinet et au directeur de la communication notamment en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement, de suivi des dossiers et lors des réunions.

Missions

Accueil
Assurer l'accueil physique et téléphonique (renseignements, relai, filtre, prise de rdv etc)

Missions administratives
Gérer les courriers dans le logiciel de GED (enregistrement départ / arrivée, rédaction, mise en forme etc)
Gérer la messagerie dédiée
Gérer l'organisation et le suivi des réunions internes et externes (conseils de quartiers, réunions publiques, comité des sages etc) : réservation de salle, invitations, compte rendus
Rédaction d'écrits utiles au bon fonctionnement du cabinet et de la communication (prise de notes, compte rendu, courrier, note, rapport etc)
Gérer l'agenda du Directeur de cabinet et du Directeur de la communication
Gérer le planning des congés des agents
Gérer les bases de données et répertoires
Gérer l'ensemble des invitations
Gérer les fournitures
Créer des outils de suivi et être force de proposition en la matière
Assurer le classement et l'archivage des dossiers selon la procédure

Intérim de la secrétaire du Maire
Gestion des dossiers / courriers
Préparation des réunions
Accueil téléphonique et physique
Gestion de l'agenda

Missions administratives pour les élus
Gérer les plannings des maires adjoints
Gérer les courriers du Premier maire adjoint

Coordination des plannings et des agendas avec le secrétariat général

Missions de Démocratie participative
Organiser les réunions
Rédiger les comptes rendus
Suivre les tableaux de bord

Informations complémentaires

38h45
NBI Accueil du public et téléphonique
Pas d'astreinte
Travail certains soirs lors des réunions des Quartiers.