Assistant(e) de Direction

SDIS des Hautes-Pyrénées (SDIS 65)

 Titulaire ou contractuel  BORDERES SUR L ECHEZ Le 28 oct.  59 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

L'assistante de direction du SDIS a pour mission d'assurer le secrétariat du président du conseil d'administration du SDIS, du directeur, du directeur adjoint, du directeur administratif et financier, et du chef de cabinet.

L'emploi d'assistante est directement lié à la fonction et à la responsabilité du directeur. Elle assure entre la direction générale et les différents groupements, services et centres, la diffusion des directives et la collation des informations nécessaires au suivi des activités.

Missions

Collecte, synthétise et met en forme un ensemble large d'informations devant permettre à la Direction d'assurer un suivi régulier de l'ensemble de l'établissement.

Effectue des opérations de secrétariat qui se distinguent par la nature des documents traités, en particulier leur confidentialité.

1/ Gestion de l'agenda et des déplacements :
- Filtrage des appels, prise de rendez-vous et gestion de l'agenda du Président, du Directeur et du Directeur Adjoint ;
- Organisation des déplacements du Président, du Directeur et du Directeur Adjoint (Réservations des billets d'avion et hôtels, préparation des itinéraires...) ;
- Assistance administrative du Président, du Directeur et du Directeur Adjoint.

2/ Traitement du courrier papier et courriers électroniques :
- Prise de connaissance de tout le courrier " arrivé " à la Direction pour répartition dans les services et validation définitive par le directeur ou son adjoint ;
- Frappe et mise en forme de courriers divers et rédaction de correspondances et/ou notes d'information (internes et à l'attention d'élus ou services extérieurs) ;
- Photocopies et classement ;
- Enregistrement des documents préparés par les services à la signature du Président et utilisation du parapheur électronique ;
- Réception et gestion des mails sur l'adresse générique du SDIS 65 avec ventilation auprès des personnes et services compétents (informations ministérielles, avis de vacances, propositions de rendez-vous et réunions en partenariat avec les services de l'Etat ou autres, offres commerciales...).

3/ Préparation de réunions :
- Information par mail et/ou convocation écrite de la tenue de réunions du comité de direction, des chefs de centres et de toute autre réunion sur demande du directeur ou de son adjoint ;
- Réservation de la salle et attention particulière à la logistique plus importante dans la préparation de la réunion des chefs de centre (accompagnement du chef de centre pour la disposition de la salle, sonorisation, accueil des participants, organisation des repas et suivi avec les commerçants sollicités - devis, bons de commande, facturation) ;
- Gestion de la diffusion des documents préparatoires ou consécutifs aux réunions ;
- Préparation d'une invitation à l'attention des élus (selon le type de réunion) ;
- Réalisation d'un compte rendu ou relevé de conclusions envoyé aux participants ;
- Réalisation de courriers de remerciements.

4/ Suivi comptable du Service Général :
-Établissement des bons de commande pour ce qui concerne les articles relatifs au service général (abonnements, autres, autres frais divers, fêtes et cérémonies, catalogues et imprimés, voyages et déplacements) ;
- Vérification et validation des factures propres à ces articles ;
- Participation à la préparation du budget du service général (estimation des dépenses à prévoir pour les articles ci-dessus mentionnés).

5/ Activités transversales au service :
- Participation au renseignement d'enquêtes statistiques ;
- Mise à jour de supports de communication soumis par des services extérieurs (annuaire de l'encadrement des SDIS, annuaire de la préfecture des Hautes-Pyrénées...) ;
- Aide ponctuelle à la rédaction de courriers dans d'autres services ;
- Gestion des abonnements pour les services de la Direction ;
- Participe à l'organisation de la continuité des fonctions du cabinet.

Informations complémentaires

- Régime de travail : Service Hors Rang ;
- Travail en bureau et déplacements extérieurs occasionnels ;
- Amplitude horaire de présence variable en fonction des obligations du service ;
- Poste à temps complet (35 heures par semaine) ;
- A à connaître des dossiers confidentiels ;
- Risques du poste : travail sur écran, déplacement avec parapheurs de courriers/ bureau à l’étage ;

- Régime indemnitaire (RIFSEEP). Titres de restauration. Participation du SDIS à la protection sociale complémentaire des agents ;

Les candidatures manuscrites devront être adressées, au plus tard le MARDI 12 NOVEMBRE 2019 dernier délai. Elles devront être rédigées sous la forme d’une lettre de motivation accompagnée d'un CV et du dernier arrêté de position administrative et adressées à l’attention de Monsieur le Président du Conseil d’Administration du SDIS.

Tous renseignements complémentaires peuvent être obtenus auprès du Colonel hors classe Alain BOULOU, Directeur Départemental, ou du Colonel Christophe PAICHOUX Directeur Départemental adjoint ( 05 62 38 18 01).