Assistant de direction DAC

Mayenne Communauté

 Titulaire ou contractuel  MAYENNE Le 28 oct.  53 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

Sous la responsabilité de la DAC, vous apportez une aide permanente à celle-ci en termes d'organisation, de gestion de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers. Vous assurez également certaines missions inhérentes à l'activité des services culturels de la collectivité entre autres conservatoire et médiathèque.

Missions

Accueil téléphonique et physique au secrétariat :
- recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques
- recevoir le public (usagers, agents, représentants institutionnels et acteurs culturels)

Organisation et planification des réunions :
- prendre et organiser des rendez-vous en fonction des priorités de la DAC
- gérer la planification collective des diverses réunions et rencontres
- Suivre l'agenda de la DAC ainsi que les congés des responsables de service de la DAC
- Organiser des déplacements professionnels de la DAC (réservation voiture, train...)

Suivi des projets et activité de la Direction :
- Assurer le suivi des dossiers (reporting d'informations, rétroplanning...) et en assurer le classement
- Effectuer un travail de recherche et d'information afin de constituer les fonds de dossier
- Préparer et/ou soutenir administrativement et logistiquement les événements organisés par la DAC
- Aider au traitement du courrier : en assurer l'enregistrement, le classement puis la distribution au sein des services de la DAC

Suivi Comptable :
- Paramétrer les éléments de facturation, élaboration et suivi de la facturation trimestrielle du conservatoire
- Assurer l'enregistrement des bons de commande et le suivi de la facturation pour la médiathèque
- Suivi subvention liée au projet DAC

Suivi communication :
- Gérer et mettre à jour des listes de diffusion et base de données


Réalisation et mise en forme de travaux bureautique :
- Préparer les ordres du jour, compte-rendu, courrier, rapports, supports de réunion (projet délibération, diaporama, powerpoint...)
- Aider au traitement du courrier : en assurer l'enregistrement, le classement puis la distribution au sein des services de la DAC
- Assurer le suivi des conventions

Spécificités du poste

Horaires fixes
Réunion en soirée (18h ou 20h)
Disponibilité

Informations complémentaires

Poste à pourvoir à partir du 1er janvier 2020
Les candidatures sont à adresser jusqu'au 12 novembre 2019 à : Monsieur le Président de Mayenne Communauté – 10 rue de Verdun – CS 60111 - 53103 Mayenne Cedex
ou par mail à : recrutement@mayennecommunaute.fr - 02 43 30 21 38