CHEF/FE D'ÉQUIPE DE L'UNITÉ ADMINISTRATIVE

Territoire du Rhône et Métropole de Lyon

 Titulaire  ST FONS Le 14 oct.  273 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Type de contrat

Titulaire

Catégorie

B

Domaine d'activité

Ressources humaines

Filière

Administrative

Cadre emploi

Rédacteur territorial

Niveau d'expérience

De 3 à 5 ans

Descriptif du poste

Offre diffusée par le CDG69 pour la commune de SAINT FONS

Aux portes de Lyon, la commune de Saint Fons compte environ 18 000 habitants, surclassée de 20.000 à 40.000 habitants.
Depuis plusieurs années, la Ville est engagée dans une reconfiguration de son territoire avec des chantiers de rénovation urbaine importants qui s’inscrivent dans le cadre d’un développement solidaire et responsable (Saint Fons 2030). Elle s’engage ainsi à transformer les vulnérabilités en opportunités. L’évolution de l’organisation municipale accompagne ces transformations.
Depuis le 1er avril 2019, la Direction du Développement Urbain et la Direction des Services Techniques ont fusionnées afin de répondre aux ambitions du projet de développement du territoire et renforcer la qualité de service.

Missions

MISSIONS PRINCIPALES (sur le plan organisationnel, technique, gestion administrative et du personnel) : Est le/la garant/e de la bonne gestion administrative et financière au sein de sa direction et assiste la directrice adjointe et son équipe dans son domaine de compétence :
- Gestion administrative et du standard
- Gestion budgétaire et des marchés
- Coordination et encadrement de l’unité administrative


ACTIVITÉS GÉNÉRALES 
1. Gérer administrativement la direction adjointe et son standard :
- Renseigner les interlocuteurs, prendre note des informations nécessaires  et relayer si besoin vers l'interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers (mails et courriers)
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Gérer les fournitures de la direction
- Organiser le classement et l’archivage de l’ensemble de la direction
- Réaliser des documents de formes et contenus divers liés à l’activité de la direction
- Préparer, gérer et suivre les courriers de la direction adjointe. Mettre en place un outil commun à la direction pour la gestion du courrier
- Créer, faire évoluer des tableaux de suivi des activités de la direction et communiquer dessus
- Organiser et planifier des réunions
- Suivre les projets et activités de la direction
- Assurer le suivi des fluides (électricité, eau, gaz, fuel, carburants) à travers des outils d’alerte en lien avec le responsable du Patrimoine


2. Gérer le budget de la Direction et les marchés :
- Préparer les commandes, les suivre avec les responsables de service et le BET, valider leur réalisation à réception de la facture
- Participer à la préparation du budget, suivre son exécution (contrôle des crédits) et informer les responsables et le BET
- Aider à la constitution des dossiers de subvention et en assurer le suivi administratif en lien avec la direction des finances et des affaires juridiques et les techniciens
- Aider à la formalisation des marchés et en assurer le suivi administratif en lien avec la direction des finances et des affaires juridiques et les techniciens


3. Coordonner et encadrer l’unité administrative :
- Veiller à une permanence d’accueil téléphonique et physique pour contrôler les entrées et sorties du Centre Technique Municipal
- Encadrer l’agent rattaché à l’unité administrative
- Faire le lien avec les assistantes de l’ensemble des directions, notamment pour les périodes de congés
- Définir les priorités sur les tâches quotidiennes et superviser celles de la directrice adjointe


ACTIVITÉ PARTICULIÈRE
- Possibilité de mobilité sur des périodes exceptionnelles à l’accueil de la direction en mairie


RELATIONS
- Relations hiérarchiques : N+1 Directrice adjointe de la Direction du Développement Urbain et des Services Techniques, N+2 Directeur de la Direction du Développement Urbain et des Services Techniques
- Relations fonctionnelles : Tous les responsables de la direction, le bureau d'études, l’ensemble des assistantes des directions, la Direction des Finances et des Affaires Juridiques, la Direction des Ressources Humaines, les usagers

Profil demandé

CONNAISSANCES ET APTITUDES PARTICULIÈRES :
- Analyser et comprendre les demandes, s’exprimer correctement à l’oral et à l’écrit
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Adapter son discours
- Capacité à communiquer (avec son équipe et également les services demandeurs)
- Capacité à traiter des données chiffrées
- Qualités rédactionnelles
- Connaissance des règles de la commande publique, connaissance de comptabilité
- Rigueur
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Maîtrise de l’outil informatique (Excel / Word)


RESPONSABILITÉS ET AUTONOMIE :
- Encadrement d’un agent positionné à l’accueil du Centre Technique Municipal
- Relative autonomie dans l'organisation du travail
- Garant de l'image de la Ville de Saint-Fons et de la Direction


CONDITIONS DE TRAVAIL :
- Poste à temps complet – 38 heures hebdomadaires – 18 jours de d’ARTT
- Congés annuels : 27 jours + 2 jours de fractionnement
- Horaires de travail : Lundi au jeudi : 8h00 – 12h00 et 13h00 – 16h45  / Vendredi: 8h00 – 12h00 et 13h00 – 16h00
- Rémunération statutaire du cadre d’emplois des rédacteurs + RIFSEEP + NBI + prime annuelle
- Avantages : chèques déjeuner, participation de la collectivité à la garantie maintien de salaire, comité des œuvres sociales (adhésion facultative)
- Prise de poste au 1er mars 2019. Cette date peut être revue dans le cadre d’un tuilage
- Lieu de travail : Centre Technique Municipal - 3 rue de Bellevue – Saint-Fons

Informations complémentaires

Adresser votre lettre de candidature accompagnée d'un curriculum vitæ avant le 6 novembre 2019
À l'adresse suivante :
COMMUNE DE SAINT-FONS
1 PLACE ROGER SALENGRO
69190 SAINT-FONS
Pour tout renseignement, s'adresser à Murielle MEYRAS-LEMCHEMA / Responsable du service Emploi - Formation / par courriel : ressourceshumaines@saint-fons.fr
ou Anne MABILLE / Directrice Adjointe de la Direction du Développement Urbain et des Services Techniques (DDUST) / par courriel : amabille@saint-fons.fr

Informations sur l'employeur

Territoire du Rhône et Métropole de Lyon

(Autre) Collectivité territoriale

À propos

Le territoire du Rhône et de la Métropole de Lyon se trouve au cœur de la Région Auvergne-Rhône-Alpes. Fort de 287 communes, il s’agit d’un territoire, particulièrement dynamique proposant de nombreuses initiatives pour améliorer en continu le cadre de vie des citoyens, que ce soit au niveau économique, environnemental, culturel, du logement, des transports… Terre de tourisme, de culture et de loisirs, chaque anné