Assistant.e de gestion administrative

Grenoble-Alpes Métropole

 Titulaire ou contractuel  GRENOBLE Le 23 sept.  61 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

FINALITES DU POSTE :

- Assurer une assistance permanente et de qualité au Directeur.trice des ressources humaines en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Fait partie autant que de besoin des agents ressources pour l'assistance prioritairement de la Direction des ressources humaines et en lien avec l'assistante de Directeur.trice général.e adjoint.e.
- Coordonner et garantir un suivi de qualité et réactif des sollicitations adressés au Directeur.trice des ressources humaines et à la Direction.
- Coordonner et garantir le suivi de qualité des projets que le Directeur.trice des ressources humaines impulse.
- L'assistante de Direction est le garant de l'image de la Direction et de la personne qu'elle assiste. Elle assure une polyvalence et une continuité de service pour l'assistanat DGAR.

Missions

Activité 1 : Chargé.e de l'organisation permanente de la vie professionnelle du cadre et suivi de projets et activités de la Direction des Ressources humaines

- Préparer et maîtriser l'agenda, organiser les réunions et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
- Rappeler les informations importantes et transmettre des messages, garantir et assurer la fiabilité des éléments transmis
- Organiser les déplacements du cadre et les séminaires de la Direction
- Etablir une relation de confiance avec le cadre,
- Intégrer les priorités de la Direction dans la gestion quotidienne des activités d'assistante,
- Gérer l'exécution budgétaire du service pour les commandes de fournitures
- Renseigner les tableaux de suivi des activités de la Direction
- Assurer la communication interne de la Direction

Activité 2 : Assurer la réalisation et mise en forme de travaux bureautiques et Gestion du courrier

- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, publipostage
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers, gestion des parapheurs
- Gérer le courrier entrant/sortant et le circuit courrier, renseigner l'outil de suivi de courrier
- Etre garant des délais et de la qualité de forme et de format des réponses courriers

Activité 3 : Accueil physique et téléphonique et Organisation et planification des réunions

- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Assurer la suppléance des autres assistantes de direction du service et de la Direction générale adjointe.
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre, tenir les tableaux de bord à jour.
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Participer aux réunions avec le directeur.trice et chef.fe de service, organiser le Reporting et rédiger les comptes rendus

Activité 4 : Chargé.e de coordination administrative :
* Organisation et participation d'évènements liés à la gestion sociale :

- Rédaction et transmission de la liste des nouveaux arrivants à la DG/cabinet et sur Métro sphère. Mise à jour des informations de la Direction sur métrosphère
- Chargé.e de l'organisation et préparation et suivi des marchés de l'événement "noël des enfants de la Métropole ", public difficiles, résistance au stress
- Chargé.e de l'organisation et préparation de l'événement " don du sang " avec l'établissement français du sang : deux collectes dans l'année au sein de nos locaux
- Participations aux vœux du personnel et les vœux VIP le lien avec le service protocole.

* Référent.e documentations de la Direction :

- Connaître les ressources et les prestations du service mutualisé Veille-Documentation et pouvoir en informer la direction
- Relais des informations du service Veille-Doc : procédures pour les abonnements, les achats de livres, les règles de prêt et modalités de connexion à certains sites web
- Communiquer au service Veille-Doc les informations sur l'actualité des dossiers qui se traitent dans les services de la direction.

Informations complémentaires

Nous vous remercions d'adresser un cv et une lettre de motivation en remplissant le formulaire, sous le lien suivant : www.lametro.fr/recrutement.

Merci de nous joindre également la copie de vos diplômes.

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