1137 - Assistant(e) de gestion administrative et financière

Conseil Départemental - Meurthe-et-Moselle

 Titulaire ou contractuel  NANCY Le 16 oct.  43 vues


Descriptif du poste

sous l'autorité du/de la responsable de service Fonctionnement Interne, Accueil et Documentation (FIAD), l'assistant.e de gestion administrative et financière est chargé.e d'assurer le secrétariat du FIAD ainsi que le suivi financier du service.

Missions

ACTIVITES PRINCIPALES
Activités administratives
* A le souci et veille activement à la bonne diffusion de l'information au sein du service, entre l'assistant(e) et le responsable du service et avec les partenaires
* Est responsable en lien avec le/la responsable de service de l'Intranet DIRLOG, est rédacteur.trice Intranet
* Accueille le public, tient à jour les plannings des équipes et du responsable de service, et permet la tenue de réunions par la recherche de dates et de lieux
* Procède à la conception et à la gestion du classement des documents de service et gère les besoins en matériels
* Conçoit et rédige des courriers, et effectue des comptes rendus de réunion

Activités financières
* Assure le suivi des lignes budgétaires et réalise des analyses de coûts de prestations
* Assure le suivi des contrats et des marchés relatifs aux activités du service et le suivi administratif après notification (litige sur prestation ou sur facturation)
* Effectue le contrôle des factures et des mémoires, le contrôle arithmétique et veille au respect des règles de la comptabilité publique
* Met en place, en lien avec le responsable du service, des outils d'analyse concernant l'ensemble des activités et des dépenses du service
* Crée et met à jour les tableaux de bords

Conditions et contraintes d'exercice
* Effectue des taches logistiques récurrentes comme le suivi administratif de la préparation d'un exercice général d'évacuation, la gestion des badges en lien avec le.la référent.e du pôle accueil
* Assiste le responsable de service dans les activités de la fonction courrier en lien avec le.la référent.e de l'équipe courrier (ouverture/fermeture de boîtes postales, commande de timbre,...)
* Assure des missions spécifiques à la demande : mise en place de matériels, renfort au pôle accueil,...
* Participe au bon fonctionnement du service en créant du lien et en participant à la fluidité des informations
* En cas d'absence, travaille en complémentarité avec d'autres secrétariats de la direction, en binôme voire en trinôme, et en cas d'urgence, assure le secrétariat de la direction adjointe
* Est guide d'évacuation

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