Secrétaire des cadres

Conseil départemental - Drôme

 Titulaire ou contractuel  VALENCE Le 16 oct.  51 vues


Type de contrat

Titulaire ou contractuel

Cadre emploi

Rédacteur territorial

Domaine d'activité

Affaires générales

Filière

Administrative

Descriptif du poste

· Assurer le secrétariat des cadres enfance-famille
· Les assister dans leurs responsabilité de gestion, d'organisation, de coordination et d'animation et de transversalité avec les territoires et partenaires.
· Coordonner techniquement l'équipe des secrétaires.

Missions

Secrétariat des cadres enfance famille (pour le pilotage - management - partenariat et coordination) :
- Rôle de collaborateur des cadres enfance famille : délégation de certains dossiers ; Gestion des plannings de réunions, préparation et suivi.
- Appui et coordination technique de l'équipe des secrétaires.
- Coordination avec les secrétaires de direction.
- Référent logistique :- gestion demandes informatique et téléphonie.
- Coordination avec les responsables des sites pour les locaux.
- Centralisation et gestion des données relatives au temps de travail des personnels du pôle via CG Planning / RTT, arrêts, formations.
- Gestion des tableaux de bord : suivi budgétaire, tableau majoration exceptionnelle.
- Mise à jour et suivi des effectifs des services ASE accueil et domicile du territoire de rattachement
- Préparation et mise en forme du rapport d'activité annuel.
- Gestion de la documentation
- Contrôle des saisies Iodas

Gestion administrative :
- Suivi des enveloppes budgétaires : bilan des dépenses engagées - alertes auprès des cadres.
- Préparation des dossiers pour les conventions parentalités du territoire.

Secrétariat :
- Gestion du courrier arrivé et départ
- Accueil téléphonique et physique : recueil de données, première réponse, orientation vers l'interlocuteur concerné.
- Tenue de l'agenda des cadres enfance famille
- Rédaction, élaboration et édition de documents divers, courrier, rapports, dossiers, tableaux, power point etc...
- Organisation et participation à des réunions, prise de notes, et compte-rendus de celles-ci.
- Réception, traitement et diffusion de l'information.
- Responsable de l'archivage selon les règles en vigueur. Lien régulier avec le correspondant archives.
- Prise de rendez-vous et préparation des dossiers PPE


Activités secondaires :
- Participer aux réunions départementales des secrétaires.
- Remplacer la secrétaire ASE Domicile (et si nécessaire une secrétaire ASE accueil)
- Participer aux journées des professionnels de services ASE accueil et domicile de l'ensemble du territoire.

Informations complémentaires

Veuillez candidater via notre site internet : www.ladrome.fr (rubrique « ACCES RAPIDES – Je m'informe - Offres d’emploi »), joindre obligatoirement à votre candidature une lettre de motivation et un C.V. détaillé (précisant vos grade et situation administrative si vous êtes titulaire de la Fonction publique).

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