Assistant(e) du directeur général des services

Mairie de Lévignac

 Titulaire ou contractuel  LEVIGNAC Il y a 3 jours  28 vues


Descriptif du poste

L'assistant(e) de direction a un rôle d'organisation, de communication et d'aide à la prise de décision.
Il détient un poste clé dans le fonctionnement administratif en assurant la bonne circulation des informations entre le Directeur Général des Services, les services de la mairie et les membres du conseil Municipal.
L'assistant(e) de Direction doit veiller au respect des délais dans la gestion des dossiers administratifs
Relais d'informations avec le supérieur hiérarchique
Contacts directs et échanges permanents avec le Directeur Général des Services
Interface avec les services de la Collectivité
Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
Relations avec les administrés
Avoir un grand sens du service public
Respecter les devoirs du fonctionnaire territorial notamment le devoir de réserve (confidentialité et discrétion)

Missions

Secrétariat
* Gestion de l'agenda du Directeur Général des Services
* Prise de note lors de réunions et rédaction de compte-rendu et de note de synthèse
* Suivi des dossiers : baux, convention, RH...
* Coordination des informations auprès des autres services de la mairie
* Préparer et organiser des réunions avec le DGS et les responsables des différents services
* Classer et archiver les dossiers papier et électronique
* Elaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers
* Procéder à la publication des documents administratifs municipaux intercommunaux et autres
Communication : Mise à jour du site internet et des différents modes de communication
* Connaissance web et CMS
* Connaissance réseaux sociaux
* Ecriture synthétique
* Créativité
* Proactivité
* Expérience souhaitée dans la com interne et/ou externe

Elaboration et suivi du dossier administratif des conseils municipaux

En amont du conseil municipal :
* Préparation de l'ordre du jour au vu des pièces remises
* Préparation des convocations
* Rédaction de la note de synthèse et des projets de délibérations
* Rédaction du procès-verbal et du compte -rendu
* Communication de l'ordre du jour à la presse et au service de la communication
En aval du conseil municipal :
* Rédaction des délibérations avec le DGS
* Procédure de télétransmission au contrôle de légalité
* Rédaction des courriers de transmission
* Transmission des délibérations aux services et aux organismes extérieurs concernés par la prise de décision du conseil municipal
Finances et Taxe Locale sur la Publicité Extérieure
* Suivi budgétaire du service technique (demande de devis...)
* Suivi de la TLPE
* Relation avec les sociétés
* Elaboration et suivi du tableau de bord

Informations complémentaires

Adresser une lettre de motivation, ainsi qu'un CV actualisé, votre dernier arrêté de situation administrative ou justificatif de réussite au concours à :
Mairie de Lévignac
Place de la Mairie
31530 LEVIGNAC
ainsi qu'une copie de votre candidature à l'adresse suivante :
dgs.darolles@mairie-levignac.com