ASSISTANT ADMINISTRATIF ET ACCUEIL H/F

Mairie de Cesson

 Titulaire ou contractuel  CESSON SEVIGNE Le 14 août  199 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

Au sein d'un EHPAD de 60 résidents, dans le respect du cadre législatif et du projet d'établissement, l'assistant(e) administratif(ve) apporte une aide permanente à la direction, dans l'intérêt du fonctionnement de l'EHPAD, en termes d'accueil, d'organisation, de gestion, de communication, , de classement et de suivi des dossiers. De plus, il(elle) assure le suivi des informations nécessaires au fonctionnement administratif de l'établissement.
- Mission 1 : Accueil et information des résidents, des familles et du public
- Mission 2 : Gestion des dossiers des résidents et facturation
- Mission 3 : Secrétariat de la direction et de la résidence
- Mission 4 : Gestion des ressources humaines

Missions

Mission 1 : Accueil et information
- Accueil individualisé, physique et téléphonique des résidents et de leur famille
- Information et orientation des usagers, des personnes âgées, des familles, des professionnels et des partenaires
- Recueil et transmission des demandes d'intervention pour le dépannage du matériel (hors intervention agent technique)
- Relai avec les prestataires extérieurs (coiffeurs, pédicures...)
- Gestion de la communication à l'affichage dans les EMS

- Mission 2 : gestion des dossiers des résidents
- Secrétariat général de l'établissement
- Elaboration et mise à jour du livret d'accueil du résident
- Elaboration du contrat de séjour, état des lieux entrées et sorties
- Suivi du dossier administratif des résidents et mise à jour dans les différents supports.
- Elaboration du dossier de demande d'APL.
- Traitement de la facturation du résident et distribution des factures

Mission 3 : secrétariat général de l'établissement et de la direction
- Traitement du courrier à l'arrivée, de la boîte mail de l'EHPAD et diffusion aux intéressé(e)s.
- Traitement des demandes d'admission et de la liste d'attente et constitution des dossiers à présenter à la commission.
- Préparation des courriers de réponse
- Assistance de la direction dans l'organisation et le suivi des réunions (CVS, réunion des familles, réunion du personnel...) et élaboration et suivi de tableaux de bord
- Gestion de l'agenda de la direction et classement des documents
- Gestion du matériel de bureau et de la location des vêtements de travail
- relations avec les fournisseurs : commandes, livraisons,...
- Archivage, classement
- Régie : réception des chèques et dépôt en l'absence de la comptable.

Mission 4 : administration du personnel
- Préparation du livret d'accueil des professionnels et des stagiaires.
- Suivi des absences et gestion des arrêts de travail, gestion du temps de travail
- Suivi et mise à jour des plannings en lien avec les responsables des services.
- Suivi des formations : inscriptions, tableau de bord, bilan annuel
- Préparation des éléments variables de paie en lien avec la comptable/gestionnaire RH.
- Préparation administrative des commissions de recrutement.
- Correspondante CNAS (œuvres sociales)

Informations complémentaires

Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, liste d'aptitude), à défaut contractuelle.
Poste très polyvalent qui nécessite une grande organisation et une capacité à gérer plusieurs tâches à la fois.
Temps de travail 37.5h hebdomadaires du lundi au vendredi et 11 jours RTT.
Rémunération statutaire + Régime indemnitaire, primes annuelles
Compte-Epargne Temps