Responsable du service des Assemblées

Placé(e) sous l’autorité du directeur des affaires juridiques et des assemblées, le responsable du service des assemblées assure le bon fonctionnement des assemblées délibérantes de la Commune, notamment le conseil municipal, en garantissant l’organisation, la préparation, la tenue et le suivi des séances des assemblées

Coordonne la préparation et l’organisation des réunions du conseil municipal
Planifie le calendrier annuel des conseils municipaux (rétroplanning)
Prépare les séances du conseil municipal en lien avec les autres directions
S’assure de la complétude des rapports (information claire et précise, coût financier, etc.)
Organise les réunions préparatoires afin de fixer l’ordre du jour en coordination avec les élus et les services municipaux
Prépare les dossiers de séance et transmet la convocation aux élus dans le respect des délais réglementaires.
S’assure du bon déroulement de la séance (suivi des votes, procurations, quorum, etc.)
Assure le suivi administratif des décisions de l’assemblée délibérante
Contrôle la qualité et la conformité des actes préparatoires (examen des visas, considérants, etc..)
Vérifie la conformité des projets de délibérations et des décisions avec la réglementation en vigueur (pré-contrôle de légalité)
Transmet les actes au contrôle de légalité et publie les actes réglementaires
Suit les décisions prises dans le cadre de la délégation de pouvoirs au Maire
Assure une veille juridique relative au fonctionnement des assemblées délibérantes
Gère les actes relatifs à l’assemblée (délibérations, procès-verbaux, liste des délibérations, etc.)
Rédige ou supervise les délibérations et les procès-verbaux des séances
Assure la conservation des actes
Suit l’exécution des décisions prises par les assemblées
Accompagne dans l’organisation et le suivi des différentes assemblées (conseil d’administration, conseil d’exploitation, etc.)
Coordonne le service des assemblées
Encadre et anime l’équipe
Répartit les activités et fixe les priorités
Développe et met en place des procédures internes pour améliorer le fonctionnement du service
Met en place des outils de suivi (tableau de bord, etc.)
Participe à la modernisation des pratiques

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