Gestionnaire administratif chargé du secrétariat des assemblées H/F

Conseil Départemental - Val-d’Oise

 Titulaire ou contractuel  CERGY Le 14 juil.   + de 500 vues

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Type de contrat

Titulaire ou contractuel

Catégorie

B

Domaine d'activité

Finances

Filière

Administrative

Cadre emploi

Rédacteur territorial

Niveau d'expérience

De 3 à 5 ans

Descriptif du poste

Direction des Finances,
Service de la coordination

    Sous la responsabilité du Chef du service de la coordination, au sein d'une équipe de six personnes :
 
1) Participe à l’organisation des différentes étapes du processus décisionnel des Assemblées départementales (circuit d'adoption des rapports)
 
2) Assure le secrétariat des séances des Assemblées et des commissions délibératives, en binôme avec le 2ème gestionnaire administratif.

 

Missions

1)    Participe au sein de l’équipe de la Coordination à l’organisation des différentes étapes du processus décisionnel des Assemblées départementales

•     Relecture et 1ères corrections (notamment de mise en forme) sous le logiciel "Gédélib" des rapports présentés par les services départementaux à l’Assemblée Départementale (AD) et à la Commission Permanente (CP) / Gestion des questions posées par le DGAA/DGS/Président
 
Il est également en charge, ponctuellement, en alternance avec ses collègues :
- de la gestion quotidienne et hebdomadaire des listes des rapports inscrits à chaque séance
- du suivi d'une séance complète de l'AD et de la CP, comprenant la réalisation des actions suivantes :
•    Préparation des réunions du Groupe majoritaire pour l'examen des rapports
•    Préparation des recueils des séances AD et CP
•    Préparation des délibérations et états de présence après les séances
•    Télétransmission à la Préfecture des actes pour contrôle de légalité
•    Correction des compte-rendu de séances
•    Archivage électronique des séances– publications diverses des rapports et délibérations : au Recueil des Actes Administratifs, électroniquement
•    Courriers de notification des subventions


2)    Assure le bon déroulement des instances délibératives, en étant chargé, en binôme avec le  2ème gestionnaire administratif de l'équipe, de l'organisation du  secrétariat :
- des séances de l'AD et de la CP :
•    Préparation et envoi des convocations - Distribution des recueils aux directeurs, cabinet, groupes…
•    Organisation des commissions préparatoires aux séances de l'AD
•    Préparation des dossiers pour la Conférence des Présidents, pour les Présidents de séance, la Direction générale et les élus (ordres du jour – annexes – mise en forme des motions…)
•    Préparation des salles pour les commissions préparatoires et les séances
•    Assistance aux séances mensuelles des Assemblées
•    Rédaction et mise en forme des délibérations de désignations des Conseillers départementaux auprès des organismes intérieurs et extérieurs, puis envoi des courriers de notifications. Mise à jour en conséquence de l'annuaire des élus
•    Transmission des actes (conventions, avenants, arrêtés) au Bureau du Contrôle de légalité
•    Participation ponctuellement à la préparation et mise en œuvre des séances d'installation, suite au renouvellement du Conseil départemental consécutif aux élections départementales (en principe tous les 6 ans)
 - des diverses commissions liées aux Assemblées (Commissions d'Appel d'Offres (CAO), CP spéciale pour les associations, Fonds  de Solidarité Interdépartemental d'Investissement (FS2I)  et, ponctuellement, Commissions préparatoires pour l'attribution de subventions…)
•    Organisation logistique : diverses relations avec les secrétaires pour la mise en place des commissions, avec les hôtesses pour la réservation des salles,
•    Préparation et envoi des convocations
•    Préparation des ordres du jour et suivi du quorum

3)    Autres activités ponctuelles
- Préparation des rapports récurrents suivants à la CP :
•    Mise en forme du rapport mensuel sur les marchés attribués par la CAO
•    Participation à la préparation du rapport annuel de la CP spéciale des associations, pour la partie subventions aux associations d'anciens combattants (instruction des dossiers, préparation de notes explicatives…)
- Participation aux projets du service d'optimisation du process des Assemblées

 

Profil demandé

Technique :
•    Bonne maîtrise des outils informatiques (Word –Excel-Gédélib)
•    Aisance rédactionnelle
•    Très bonne orthographe

Relationnel :
•    Disponibilité
•    Réactivité, souplesse et adaptation
•    Discrétion
•    Transversalité – esprit d'équipe

Connaissances :
•    Bonne connaissance de l'institution départementale
•    Connaissances juridiques

Profil :
Ce poste est ouvert aux rédacteurs.
Bac +2

 

Informations complémentaires

Spécificités du poste
Disponibilité (contraintes horaires particulièrement le soir des commissions et la veille de l’Assemblée départementale)

Tous les postes proposés au Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles

Si cet avis vous intéresse, merci de bien vouloir vous connecter au site www.valdoise.fr puis de déposer votre CV et lettre de motivation en ligne via le lien indiqué sur l'offre d'emploi référencée 104821 en indiquant votre rémunération actuelle ainsi que vos prétentions salariales, avant le 31/08/2020.

 

 


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Informations sur l'employeur

Conseil Départemental - Val-d’Oise

À propos

Le Conseil départemental est l’assemblée délibérante du département en tant que collectivité territoriale, formée par la réunion des conseillers départementaux (ex-conseillers généraux). Dans un sens plus général, ce terme a fini par désigner la collectivité elle-même.   Trois critères définissent cette collectivité territoriale :   El