Chargé·e de Relations Usagers

Le service Affaires Démographiques est composé de 10 personnes : (Accueil général de la collectivité : 2 agents / Accueil service affaires démographiques : 3 agents / pôle décès : 1 agent / pôle cimetière : 1 agent / pôle naissances / unions : 1 agent / pôle population / citoyenneté : 1 agent / Encadrement du service : 1 responsable)
Le premier rôle attribué au service Affaires Démographiques est d’assurer le traitement des diverses demandes relatives à un changement de statut d’un individu et/ou d’un foyer. À cet effet, il établit donc divers documents, tels que : les actes de naissances, de mariage, de décès, les cartes d’identité, les passeports, les livrets de famille, attestations de recensement citoyens, les conventions de PACS, les légalisations de signatures, les certificats de vie, etc.
Outre le fait de fournir ces documents, le service est aussi en charge de la conservation des registres sur une durée de 100 ans et de les mettre à jour durant cet intervalle de temps.
Il se doit également d'assurer l’accueil physique et téléphonique de la mairie concernant des demandes d’état civil. Il renseigne les usagers sur les démarches à suivre et les modalités, en fonction de leur situation.
Au-delà de sa mission d'officier d’État civil, le service AD assure également le recensement de la population, l'organisation des élections, le tirage au sort des jurés d'assises, gère les licences de débits de boissons, les déclarations de chiens dangereux, les statuts des syndicats, les objets trouvés,….

Sous la responsabilité de votre Direction, vous serez chargé·e des relations usagers. Vous informez, renseignez et orientez les usagers. Vous enregistrez et délivrez des documents administratifs sous le contrôle d’un officier d’État civil.
– Accueil du public
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public au sein du service et ou de la collectivité
• Identifier, traiter les demandes des administrés et les réorienter le cas échéant
• Prendre des messages, gérer les rendez-vous via l’application Synbird
• Remettre des documents d’information et de communication
2 – Délivrances des actes d’état civil
• Délivrer les actes d’état-civil, copies ou extraits d’acte au guichet
• Traiter les demandes dématérialisées via COMEDEC
3 – Formalités administratives
• Traiter des demandes de légalisation de signature,
• Etablir les certificats de vie
• Assurer le traitement du courrier arrivé / départ
• Gérer les objets trouvés
• Réserver des salles et véhicules dans le logiciel dédié / remettre les clés
4 – Instruction et délivrance des titres d’identité sécurisés - Certification identité numérique
• Informer les usagers
• Gérer et optimiser le planning des rendez-vous
• Instruire les dossiers / traiter les recueils
• Gérer les demandes de titres en urgences en partenariat avec la Préfecture
• Gérer les dysfonctionnements des dispositifs de recueil en relation avec l’ANTS
• Réceptionner, classer et remettre les titres aux usagers, certifier les identités numériques
5 – Élections
• Réceptionner les demandes d’inscription sur les listes électorales
• Participer à l’organisation des élections

CV + LM + Copie des Diplômes à adresser à : Monsieur le Maire, Direction des Ressources Humaines, 4 avenue du 44ème RI, 39000 LONS-LE-SAUNIER et à déposer auprès de :
Madame Elodie CARON – Chargée de Recrutement-Formation: [email protected]
Informations Complémentaires :
Madame GRANGER Coralie - Directrice des Affaires Démographiques : 03 84 47 88 07