Assistant du Maire et du DGS

Le Secrétariat Général de la Commune de Saint-Julien-en-Genevois assure des missions variées dans une logique de supports aux autres services de la collectivité. Une personne est notamment chargée de l’organisation de la vie professionnelle du Maire et du Directeur Général des Services, de réaliser et mise en forme de travaux de bureautique, de suivre des projets et activités du service, de l’accueil téléphonique et physique au secrétariat et de l’organisation et planification des réunions.

VOS MISSIONS?
Collaborateur direct du Maire et du Directeur Général des Services, l’agent les assiste dans la gestion, l’organisation, et le suivi de leurs dossiers, en assure l’information, gère l’accueil et le classement des dossiers :
Assistant(e) de Madame le Maire (30%) :
• Suivi de l’agenda de Madame le Maire ;
• Prise de rendez-vous - filtrage et orientation des appels téléphoniques – gestion des réclamations des administrés ;
• Assistance de Madame le Maire lors de certains rendez-vous avec les administrés ;
• Gestion et enregistrement du courrier, courriels et invitations ;
• Planification de réunions - préparation des dossiers (réunions communales-intercommunales) et ordres du jour ;
• Tri, classement et archivages des documents ;
• Gestion des parapheurs : suivi du circuit de validation ;
• Missions spécifiques : gestion des déplacements de Madame le Maire (réservation train/hôtel) ;
Assistant(e) au Directeur Général des Services (50%) ;
• Gestion de l’agenda : prendre des rendez-vous en fonction des priorités du directeur général des services ;
• Organisation et suivi des réunions du Directeur Général des Services (ordres du jour : les rédiger en concertation avec les cadres, respecter les délais de transmissions des documents avant la réunion, comptes rendus : prendre des notes lors des réunions) ;
• Traitement, suivi et classement des courriers/ dossiers du Directeur Général des Services ;
• Relais d’informations descendantes et ascendantes auprès des services et de la Direction ;
• Collaborateur(trice) sur des dossiers du Directeur Général des Services ;
• Dossiers spécifiques : en charge de projets transversaux dont le pilotage relève de la Direction Générale des Services ;
• Réalisation de documents de présentation/notes pour les réunions (Commissions, COPIL, etc…) ;
• Suivi des parapheurs à la relecture de la Direction
Missions au sein du Secrétariat Général (20 %) ;
• Binôme avec un agent du Secrétariat général : pour l’assistance logistique et organisation d’évènements portés par le service Secrétariat général (réunions internes-cérémonies - inauguration) ;
• Maintenir un bon niveau d’information relative à la participation (tenues des réunions-échanges des questions-réponses) .
VOS CONDITIONS DE TRAVAIL?
• Poste à temps plein 37h30 – 5 jours par semaine (avec 14 jours de RTT) éligible au télétravail (1jour/semaine) ;
• Rémunération : grille des adjoint administratif + indemnité mensuelle + primes annuelles (13ème mois, CIA)
• Avantages : CNAS, tickets restaurants, participation aux mutuelles santé labellisées, participation au contrat de prévoyance de la collectivité, amicale du personnel, …

Candidature (CV + lettre de motivation) avant le 18 décembre 2025
Par mail : [email protected]
Par courrier : Madame le Maire - 1 place du Général de Gaulle BP 34103 - 74164 Saint-Julien-en-Genevois CEDEX