Agent d'accueil et d'état-civil

Au sein d'un service administratif de 4 agents, l'agent d'accueil et d'état-civil sera placé sous l'autorité du responsable de service.

Missions principales du poste
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public
- Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité
- Renseigner le public sur place ou par téléphone
- Recevoir, filtrer et orienter les appels
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
• Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services)
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges, …)
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs
- Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs (passeport, carte d'identité, attestation, etc…)
• Gérer l’état-civil, les élections et les démarches citoyennes
- Mettre à jour les registres d’état civil : actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales…
- Délivrer les actes d’état civil
- Préparer les dossiers de mariage et assurer le suivi (préparation de la cérémonie, mise à jour des livrets de famille, envoi des avis de mention…)
- Gérer les dossiers de recensement militaire
- Assurer la délivrance de documents administratifs officiels : légalisations de signature, attestations d’accueil, photocopies…
- Enregistrer les demandes d’inscription sur les listes électorales et tenir à jour les listes électorales
- Organiser et participer à la révision des listes électorales (commission de contrôle)
- Participer à l’organisation des élections
- Suivre les évolutions réglementaires en matière d’élections et des nouveaux outils numériques et en rendre compte
• Instruire les dossiers de cartes d’identité - passeports
- Renseigner les usagers sur les formalités de création ou le renouvellement de passeports et CNI avec un dispositif de recueil biométrique,
- Assurer - dans ce cadre - la gestion des rendez-vous pour le dépôt des dossiers ou de retrait via le logiciel de prise de rendez-vous en ligne SYNBIRD,
- Instruire et suivre les dossiers CNI-passeports,
- Contrôler la validité des dossiers (photo, documents fournis),
- Délivrer les CNI et passeport
- Gérer les destructions
• Gérer le courrier et diffuser l'information
- Gérer le courrier :
Réceptionner, distribuer et expédier le courrier
Assurer le traitement des courriers départ
Mettre sous pli et affranchir
Enregistrer informatiquement le courrier reçu
- Afficher et diffuser l'information
Missions secondaires du poste
• Intervenir en remplacement de l’agent en charge de l’urbanisme, de l’occupation du domaine public et de la gestion du cimetière
- Renseigner et conseiller le public sur les règlements en vigueur
- Renseigner et aider à la constitution des dossiers d’urbanisme et autres
- Renseigner et traiter les demandes des notaires
- Renseigner les demandes cadastrales
- Réceptionner et enregistrer les dossiers d’urbanisme (permis, autorisations de travaux, enseignes…)
- Instruction des demandes d’autorisations de voirie (arrêtés de stationnement, de circulation)
- Instruire les demandes d’occupation du domaine public (permissions de voirie, réponse aux demandes des DICT, …)
- Gérer les emplacements dans les cimetières

régime indemnitaire
participation aux contrats de prévoyance et de complémentaire santé
affiliation au CNAS
avantages en nature - repas