Gestionnaire de la vie associative et des évènements

Sous l’autorité du Responsable de service, dans un service de 5 personnes, vous serez en charge du suivi de la vie associative, la gestion des salles municipales et le suivi et l’exécution de toutes les missions liées à l’évènementiel de la Collectivité .

Vie associative
- Assurer l’accueil et le secrétariat du service de la Vie Associative
- Gestion et mises à jour des dossiers administratifs des associations (suivi des statuts, assurances, conventions…)
- Promouvoir la Vie Associative (organisation du Village des associations, mise à jour de l’annuaire des associations avec le service communication, envoi de newsletters…)
- Accompagner les associations dans la demande de subvention (gestion et suivi des dossiers de demande de subventions, traitement des réponses et suivi des paiements.
- Réaliser un suivi des aides directes et indirectes attribuées aux associations et proposer une grille de critères d’attribution des subventions au Responsable de Pôle et aux élus.
- Se tenir informé de l’actualité des associations et veiller à informer le responsable de Pôle et les élus (invitations aux AG, manifestations…).
- Faciliter, soutenir les initiatives et projets associatifs
- Développer les partenariats associatifs et un réseau de partenaires (fédérations, entreprises, mécénat, « mouvement associatif » …)
- Assurer le suivi quotidien des difficultés et problématiques rencontrées par les associations.
- Rendre compte au responsable de pôle, aux instances décisionnaires, évaluer les actions
- Être force de proposition pour améliorer les actions du service associatif.
Salles municipales et prêts de matériels et véhicules :
- Gérer les besoins et demandes
- Planifier et mettre à jour les Google Agenda
- Préparer les courriers réponses et réaliser les différentes conventions de mise à disposition
- Assurer l’interface avec les services techniques pour la planification des livraisons, retours matériels et du suivi des stocks.
- Réaliser l’inventaire du matériel et faire remonter les besoins annuels.
- Suivi administratif avec le service comptabilité pour les paiements des locations salles.
- Faire le lien avec le service scolarité (ménage) pour veiller au bon respect du matériel et des bâtiments.
- Suivi des clés, badges et code d’accès pour garantir la bonne sécurité des bâtiments communaux
Evénementiel
- Mise à jour des tableaux d’organisation (listing des manifestations, google agenda)
- Accompagnement logistique des évènements associatifs, suivi de la conformité et de la sécurité des installations
- Délivrance des autorisations de manifestations en lien avec la Police Municipale, d’occupations du domaine public, de débits de boisson…
- Organiser et mettre en place le village des associations (annuel) : réunion de préparation, invitations, animations, accueil sur site, logistique.
- Assurer l’interface avec les services techniques et le service scolarité (gestion matériel et ménage).
- Aider à l’organisation de l’ensemble des manifestations municipales avec les services Communication et Culture (aide logistique, présence, port de charge)
- Gérer les vins d’honneur : gestion, rangement et suivi du stock alimentaire et décoratif
- Respecter le budget annuel fixé pour les achats par le responsable de pôle.
- Gérer les relations avec les prestataires extérieurs : demande de devis, validation des achats par le responsable de pôle, passage des commandes, vérification et suivi des livraisons.

Veuillez adresser votre CV, votre lettre de motivation et votre dernier arrêté de situation par courrier :
À l'attention de Monsieur le Maire de Mios – Place du 11 Novembre – 33380 MIOS
Ou par email à l’adresse : [email protected]