Chargé(e) de gestion administrative

Mairie de Pontarlier

 Titulaire ou contractuel  PONTARLIER Le 22 janv.  172 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

Sous l’autorité du Responsable du Secrétariat Général Mutualisé, vous assurez la gestion des activités courantes du service.

Missions

1 / Secrétariat de la Direction Générale :
- Gestion des agendas du DGS et des DGA (organisation et prise de RDV en fonction des priorités) ;
- Réception et filtrage des appels et messages téléphoniques ;
- Saisie et mise en forme de divers documents, courriers, pièces administratives
- Saisie des bons de commandes de la direction ;
- Gestion du courrier et de la boîte mail générique de la Ville (réceptionner, trier, enregistrement dans l’intranet, et diffuser) en binôme.
2 / En charge de la gestion administrative des subventions pour les collectivités Ville et CCGP (saisine des dossiers sur les plateformes dédiées).
3 / Gestion courante :
- Coordonner et traiter les sollicitations liées au Logiciel de Gestion des demandes afférentes à l’organisation d’évènement Ville de Pontarlier : suivi journalier, enregistrement des courrier, coordination avec les Elus et les services, vérification des réponses ;
- Assurer la polyvalence avec les autres agents du service en cas d’absence (standard) ;
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent ;
- Création et mise à jour des procédures liées au fonctionnement de son poste ;
- Suppléance du Secrétariat de M. le Maire en cas d’absence du Responsable de service.

Informations complémentaires

Adresser une lettre de motivation avec CV à :
Monsieur le Maire – Direction des Ressources Humaines
56 rue de la République – BP 259 – 25304 PONTARLIER cedex
Courriel : [email protected]