Une Secrétaire (h/f) à la Délégation Territoriale METZ-ORNE à METZ

Conseil Départemental - Moselle

 Titulaire ou contractuel  METZ Le 30 juin  140 vues


Descriptif du poste

Placé Sous l'autorité directe de la Déléguée Territoriale de METZ-ORNE et en lien avec l'Assistante à la Délégation, ces agents assurent le secrétariat de la Déléguée et de ses Adjoints. Ils assurent le suivi des dossiers particuliers ainsi que la coordination organisationnelle et logistique entre les services du Département et la Délégation Territoriale. Ils contrbuent à la professionalisation des Pôles de Service Social Polyvalent et l'animation des secrétariats en lien avec les chefs de service. Par ailleurs, il s'occupe de la gestion centralisée des dossiers RH de l'ensemble des agents rattachés à la Délégation Territoriale et est l'interface RH avec les Sous-Directions pour les agents des Pôles spécialisés. Enfin, il participe à la mise en œuvre du travail pluridisciplinaire et transversal au service des usagers.

Missions

Dans le cadre de l'assistance à la Déléguée Territoriale :
*Gérer l'agenda,
*Assurer la dactylographie et mise en forme des courriers et documents,
*Filtrer les appels, orienter les personnes,
*Préparer les dossiers et les notes,
*Saisir les rapports dans le logiciel dédié,
*Participer et rédiger les comptes rendus de réunions,
Dans le cadre de l'organisation du secrétariat en lien avec l'Assistant à la DT et les secrétariats des pôles polyvalences et ressources :
*Proposer, mettre en place et suivre les outils de secrétariat ,
*Assurer la diffusion des informations,
*Tenir à jour le planning des congés des cadres du Territoire,
*Vérifier l'arrivée et suivre les courriers de la DT dans le logiciel Airs Courriers,
Dans le cadre de l'animation des équipes de secrétariat :
*Etre personne ressource,
*Organiser les réunions,
*Mettre en place et conduire des groupes de travail,
*Assurer la coordination organisationnelle et logistique :
*Etre le relai entre les services de la Direction de la Solidarité, la DT et les autres Directions,
*Organiser la logistique lors de préparation d'évènements en lien avec les services du Département,
*Assurer une communication transversale,
*Venir en soutien pour la gestion des plannings des équipes,
*Assurer le suivi des demandes de formation des agents de la DT,
*Assurer le suivi du Plan de Formation,
*Assurer et transmettre les demandes de remplacement et de recrutement dans les délais impartis,
*Mettre à jour la liste des agents des Pôles et la transmettre au service de Médecine du Travail et être l'intermédiaire pour les convocations,
*Etre en lien systématique avec le Service des Ressources et Actions Transversales (SRAT) à la DS et les Sous-Directions concernées.

Informations complémentaires

Stéphanie GRONNWALD, Chargée de Développement des compétences - Tél : 03.87.21.50.52

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