ASSISTANTE POLYVALENTE - SECRETARIAT GENERAL

Pôle d’affectation : Administration Générale
Lieu d’affectation : Secrétariat Général au siège de la Ca2bm
Rattachement hiérarchique (N+1) : Directrice du pôle Administration Générale
Niveau minimal de diplôme requis : BAC, BTS Secrétariat de direction ou équivalent

1. Organisation de la vie professionnelle de l’élu
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de l’élu
- Rappeler les informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements de l’élu
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Power Point...)
- Principes rédactionnels des notes et des comptes rendus
- Etablir une relation de confiance avec l’élu
- Effectuer le relais entre les élus et le service RH (référent RH)
2. Accueil et orientation téléphonique et physique
- Assurer l’accueil téléphonique et physique du cabinet
- Orienter les usagers et les partenaires vers les services et directions le cas échant
- Filtrer les appels, prendre et transmettre les messages
- Alerter le Président ou le directeur de cabinet sur les situations urgentes
3. Organisation du protocole
- Gestion administrative du protocole
- Gestion des invitations
- Constituer des bases de données et les tenir à jour
- Gérer le listing protocolaire et régulièrement le tenir à jour,
- Formalisation de l’organisation des événements liés au protocole, distinction des tâches et des personnes
4. Gestion du courrier entrant, gestion des parapheurs et circulation de l’information
- Assurer le tri, l’enregistrement, la distribution du courrier et en assurer le suivi
- Assurer l’organisation des parapheurs et leur suivi
- Renseigner les services et directions sur l’état de traitement des dossiers soumis à la signature du Président
5. Réalisation et mise en forme des tableaux de bureautique et documents administratifs
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courrier
- Réaliser la saisie de documents de forme et contenus divers : compte-rendu, note de service
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
- Tableaux de bord et outils de planification et de suivi
6. Traitement des mails des boîtes « contact », « protocole » et élu
- Trier, distribuer et traiter le courrier électronique
7. Gestion et suivi des invitations et représentations
- Enregistrer les invitations (reçues par courrier et mail)
- Solliciter les élus, collaborateurs ou les services pour la représentation du Président
- Apporter une réponse aux structures
8. Rédaction de courriers / courriels et de notes
- Rédiger des courriers / courriels en réponse aux sollicitations, en lien avec le Président et/ou son Directeur de Cabinet
- Collecter des informations auprès des services et synthétiser les éléments dans des notes à destination de l’élu / Cabinet
Spécificités et conditions d’exercice du poste
Cycle de travail : 1 607 h
N.B.I : 10 points
Port EPI : Néant
Missions non restrictives et amenées à évoluer dans le temps en fonction des besoins du service

En précisant le nom du poste et la référence de l'offre,
les candidatures sont à adresser à Mr le Président soit :
- par mail à : [email protected]
- par voie postale à :
Communauté d'Agglomération des 2 Baies en Montreuillois
Service Ressources Humaines
11 -13 Place Gambetta
62170 MONTREUIL SUR MER